Dokumentenmanagement ISO 14001

Diese Dokumente & Aufzeichnungen benötigen Sie mindestens in Ihrem Umweltmanagement System ISO 14001

So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Dies ist die erfolgversprechende Formel, um ein Managementsystem in angemessenem Umfang zu dokumentieren und den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Eine angemessene Dokumentation dient dabei dem reibungslosen Ablauf des Umweltmanagement System ISO 14001 im Alltagsbetrieb ebenso, wie der Information der Mitarbeiter und ist letztendlich die Voraussetzung für die externe Zertifizierung des Systems. Die Dokumentation muss daher einerseits auf die Bedürfnisse und Bedingungen der Organisation zu-geschnitten sein, jedoch andererseits auch die Anforderungen der DIN EN ISO 14001 erfüllen.

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Mindestanforderungen an ein Dokumentenmanagement System ISO 14001

Die Entwicklung einer klar strukturierten Dokumentation ist eine der wichtigsten Erfolgsgrundlagen für eine reibungslose Einführung und die spätere Aufrechterhaltung bzw. Weiterentwicklung eines Umweltmanagement System ISO 14001. Die Norm verlangt, dass das Dokumentenmanagement des Umweltmanagementsystems einerseits die von der ISO 14001 geforderte dokumentierte Information und andererseits, die dokumentierte Information, welche das Unternehmen für die Wirksamkeit des UM-Systems als notwendig betrachtet, enthält.

Außerdem legt die DIN EN ISO 14001 sehr großen Wert auf die Mitarbeiterbeteiligung, da die Mitarbeiter die eigentliche treibende Kraft für die kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung und die erfolgreiche Verankerung des Umweltbewusstseins in der Organisation sind.

Eine gut verständliche Dokumentation erleichtert somit später die innerbetriebliche Kommunikation der Umweltaspekte:

• Umweltpolitik und Umweltziele können nur dann planmäßig umgesetzt werden, wenn diese den Mitarbeitern bekannt sind und verstanden werden.
• Die DIN EN ISO 14001 fordert eine Differenzierung der Dokumente in Vorgabedokumente (Soll-Darlegung) und Aufzeichnungen (Ist-Ergebnis), um die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems anhand eines Soll-Ist-Vergleichs nachvollziehen zu können.

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Der Begriff Dokumentierte Information

Der Begriff Dokumentierte Information ersetzt die Begriffe „Dokumentation“, „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“, die vor der Revision ISO 14001:2015 in früheren Ausgaben dieser Norm verwendet wurden. Die neue ISO 14001:2015 versteht unter dokumentierte Information folgendes:

Information, die von einer Organisation (3.1.4) gelenkt und aufrechterhalten werden muss,
und das Medium auf dem sie enthalten ist

Die dokumentierte Information kann laut Vorgaben der Norm in jeglichem Format oder Medium vorliegen sowie aus jeglicher Quelle entstammen. Der Begriff kann sich dabei auf das Umweltmanagementsystem inklusive der damit verbundenen Prozesse, auf Informationen, die für den Betrieb der Organisation geschaffen wurden oder auf Nachweise zu erreichten Ergebnissen beziehen. Der Umfang der für ein Umweltmanagementsystem benötigten dokumentierten Information kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Einerseits ist dies abhängig von der Größe des Unternehmens, der Art der Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen. Auch die Komplexität der Unternehmensprozesse sowie deren Wechselwirkungen haben Einfluss auf den Dokumentenumfang.

Darüber hinaus muss die Organisation sicherstellen, dass die dokumentierte Information angemessen gekennzeichnet und beschrieben (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) ist und in einem angemessenen Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Grafiken) sowie auf einem geeigneten Medium (z. B. elektronisch oder auf Papier) zugänglich gemacht wird. Eine angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit ist seitens der Organisation sicherzustellen. Bezüglich der Lenkung dokumentierter Information muss gewährleistet werden, dass die dokumentierte Information verfügbar und für die Verwendung geeignet ist und angemessen geschützt wird.

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Die  Dokumentationspyramide der ISO 14001

Im Folgenden wird näher auf die verschiedenen Bereiche, für die eine dokumentierte Information gefordert wird, eingegangen. Wir zeigen Ihnen, wie diese zu interpretieren und in Ihrer Organisation zu implementieren sind. Die Dokumentation des Umweltmanagement System ISO 14001 muss in geeigneter Form (Papier oder elektronisch) vorliegen und für die Mitarbeiter der Organisation und – in eingeschränktem Umfang – sogar für die interessierte Öffentlichkeit zugänglich sein.

Dokumentierte Informationen dienen dabei als Nachweisdokumente,  mit denen der Ist-Zustand innerbetrieblicher Tätigkeiten und Prozessergebnisse bewiesen wird. Sie sind damit sowohl interne Belege, als auch Nachweise gegenüber externen Parteien, wie Kunden und Behörden.

Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems
In der ISO 14001:2015 wird die Erstellung eines Umweltmanagementhandbuchs nicht mehr explizit gefordert.  Stattdessen fordert die Norm, dass der Anwendungsbereich des UM-Systems als dokumentierte Information aufrechterhalten wird und interessierten Parteien zur Verfügung gestellt werden muss. So erhalten alle interessierten Parteien einen Überblick über das Managementsystem und erfahren,  wo welche umweltbezogenen Prozesse im Unternehmen stattfinden.

Formulierung und Dokumentation einer Umweltpolitik
Die Umweltpolitik soll auf eine, für die Organisation angemessene Weise, eine zentrale Richtlinie für das Umweltverhaltender Organisation darstellen. Als Selbstverpflichtung zur Verbesserung der Umweltleistung und Leitgedanke für die Organisation sollte diese so früh wie möglich dokumentiert werden. Über die interne Mitteilung hinaus, muss die Umweltpolitik auch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden (z. B. mittels Flyer oder Internet).

Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
Risiken und Chancen, die berücksichtigt werden müssen, müssen von der Organisation als dokumentierte Information aufrechterhalten werden. Eine dokumentierte Information muss auch für solche Prozesse, die für die Erfüllung der Normforderungen notwendig sind, aufrechterhalten. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt werden. Im Rahmen der Erarbeitung von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen muss auch über bedeutende Umweltaspekte und den damit einhergehenden bindenden Verpflichtungen eine dokumentierte Information erstellt und aufrechterhalten werden. Dabei muss das Unternehmen seine (bedeutenden) Umweltaspekte und damit verbundene Umweltauswirkungen sowie Kriterien, die zur Bestimmung ihrer bedeutenden Umweltaspekte verwendet wurden, berücksichtigen.

Umweltziele und Planung zu deren Erreichung
Auch zur Festlegung der Umweltziele muss eine dokumentierte Information aufrechterhalten werden. Wichtig ist, dass die Umweltziele im Einklang mit der Umweltpolitik stehen, messbar sind, überwacht und vermittelt werden und, falls erforderlich, auch aktualisiert werden können. Außerdem müssen die Umweltziele dabei den bedeutenden Umweltaspekten und damit verbundenen bindenden Verpflichtungen der Organisation Rechnung tragen, und ihre Risiken und Chancen berücksichtigen.

Weitere Bereiche für die eine dokumentierte Information aufrechterhalten werden muss:
Dokumentierte Information als Nachweis…
——• der Kompetenz der Mitarbeiter
——• für die Unternehmenskommunikation
——• der Ergebnisse der Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
——• der Umsetzung des Auditprogramms und der Auditergebnisse
——• der Ergebnisse der Managementbewertung
——• der Art von Nichtkonformitäten, der getroffenen Korrekturmaßnahmen sowie der Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen

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Dabei gewährleistet die integrierte Dokumentenlenkung, auf Grund der automatischen Vergabe eines neuen Revisionsstands, die Richtigkeit und Aktualität der bereits vorhandenen und der von Ihnen neu eingestellten Dokumente. Dabei entscheiden Sie individuell, welcher Revisionsstand durch die Änderung vom System vorgenommen werden soll. Sobald das Dokument einen neuen Revisionsstand erhalten hat, kann dieses direkt an Ihre Mitarbeiter veröffentlicht werden. So sind Ihre Dokumente zu jederzeit aktualisiert für Ihre Mitarbeiter verfügbar.

Alle bereits getätigten Änderungen können auch im Nachhinein jederzeit eingesehen werden. Mit Hilfe der praktischen Änderungshistorie haben Sie alle Änderungen stets im Blick und können auf alle Ausgangs- oder Vorgängerdokumente zurückgreifen.


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