Bereits an der Prozesslandschaft erkennt man ein effektives Umweltmanagementsystem

Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten sollten, wie Sie Ihre Prozesslandschaft / Prozesslandkarte erstellen und wie Sie somit eine Prozessoptimierung erreichen! Die entscheidenden Punkte bei der Umsetzung und dem Aufbau Ihres UM-Systems nach ISO 14001 und die zukünftige ISO 14001 Zertifizierung sind:

1. Die Erfassung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation durch eine Prozesslandschaft bzw. Prozesslandkarte
2. Die Strukturierung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation durch eine Prozesslandschaft

Bitten denken Sie im Zuge der Erstellung Ihrer Prozesslandschaft (Prozesslandkarte) auch daran, die Prozessverantwortlichen mit fest zu legen – das spart Ihnen später unnötiger Aufwand und Zeit. Ihre Prozesslandschaft können Sie grundsätzlich in 3 unterschiedliche Prozesskategorien einteilen, den Managementprozessen, den operativen Prozessen und den unterstützenden Prozessen. Bevor wir uns der Prozessoptimierung widmen, sollten Sie nun die Inhalte der Prozesslandkarte kennenlernen, welche Sie beim ” Prozesslandkarte erstellen ” benötigen.

Was versteht man unter den einzelnen Prozesskategorien und welche Prozesse sind dort angegliedert?

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Managementprozesse – Was wird hierunter verstanden?

Bei der ersten Prozesskategorie beschäftigen wir uns näher mit den Managementprozessen. Davon war sicher auch in Ihrem Unternehmen schon die Rede – nur unter anderem Namen! Managementprozesse werden auch als Führungsprozesse verstanden, da diese die Prozesse der obersten Leitung betreffen. In der ISO 14001 können unter die Managementprozesse folgende Teilprozesse fallen:

Umweltplanung, Umweltpolitik & Umweltziele, Umweltprogramm
Stützend auf der Umweltpolitik sowie den Ergebnissen der Managementbewertung, der Eignung und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystemsystems und anderen  Eingabeinformationen werden messbare Umweltziele festgelegt und deren Erfüllung in regelmäßigen Abständen von der obersten Leitung überprüft und bewertet. In Umweltprogrammen werden die getroffenen Maßnahmen zum Erreichen der Zielsetzungen dokumentiert.

 

 

Ressourcen, Aufgaben und Befugnisse
Um Ihr UM-System zu verwirklichen, aufrechtzuerhalten und ständig zu verbessern werden finanzielle, technische, personelle und andere Ressourcen benötigt. Die Sicherstellung der hierzu notwendigen Ressourcen ist in allen Bereichen ein wesentliches Element für die Verwirklichung, Aufrechterhaltung, Verbesserung und Ausweitung unserer Umweltleistungen. Ihre Oberste Leitung sollte diese Forderung in jedem Falle anerkennen und die notwendigen Ressourcen hierzu bereit stellen.

Überwachung & Messung
Die Überprüfung und Messung der umweltrelevanten Abläufe sollte in Ihrem Unternehmen geplant und systematisch gemäß der Prozessbeschreibung zur Überwachung Messung durchgeführt. Verantwortlich hierfür ist der Umweltmanagementbeauftragte, der die weiteren Schritte in den Abteilungen veranlasst. Die aus solchen Messungen und Bewertungen abgeleiteten Informationen werden auch als Eingabe für die Managementbewertung verwendet, um sicherzustellen, dass die ständige Verbesserung des Umweltmanagementsystems gewährleistet ist

Interne Audits
Bei den internen Audits wird stichprobenartig die Einhaltung und Wirksamkeit der Elemente des Umweltmanagementsystems überprüft. Umweltaudits werden in allen Bereichen mit umweltrelevanten Tätigkeiten in festgelegten Intervallen, jedoch mindestens 1x pro Jahr, durchgeführt. Hierbei werden alle relevanten Systemelemente überprüft. Außerplanmäßige Audits kann der Umweltmanagementbeauftragte bei organisatorischen oder systembedingten Änderungen, bei der Einführung neuer Produkte oder Verfahren, vermehrtem Auftreten von Problemen, Abweichungen von umweltrelevanten Regelungen, Änderungen von gesetzlichen Vorgaben oder Reklamationen sowie als Voraudit zu externen Audits veranlassen.

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Operative Geschäftsprozesse – Was wird hierunter verstanden?

Unter den operativen Geschäftsprozessen fallen alle Kernprozesse, also alle Prozesse mit wertschöpfendem Charakter. Die operativen Prozesse reichen von Umweltaspekten, Rechtliche Verpflichtungen, dem Prozess der Ablauflenkung, über die Gefahrenabwehr, Lenkung von Aufzeichnungen, Einhaltung der Rechtsvorschriften bis hin zu Nichtkonformitäten.

Ablauflenkung
In Ihrem Unternehmen haben Sie vorhandene Abläufe und Prozesse, welche in Zusammenhang mit den ermittelten Umweltaspekten stehen zu analysieren und zu beschreiben. Je früher desto besser sollte dabei deren Entwicklungs-, Produkt- und Prozessplanung und die Auswirkungen auf die Umwelt berücksichtigt werden. Besondere Beachtung erhalten jene Abläufe, welche in Wechselwirkung mit den bedeutenden Umweltaspekten stehen.

Umweltaspekte
Durch Ihren ernannten betrieblichen Umweltschutz leisten Sie einen Beitrag zum allgemeinen Schutz der Umwelt. Sie ermitteln die aus Ihren Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen resultierenden Umweltauswirkungen und bestimmen jene Umweltaspekte, die eine bedeutende Auswirkung auf die Umwelt haben oder haben können. Auch bei neuen Entwicklungen oder Veränderungen Ihrer  Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen müssen dabei die Auswirkungen Ihrer Tätigkeiten betrachtet und geprüft werden, ob wesentliche Umweltauswirkungen vorliegen. Sie sollten neben den direkten Umweltaspekten, auch jene, welche Sie nicht direkt überwachen, sondern lediglich beeinflussen können (indirekte Umweltaspekte) ermitteln. Hier betrachten Sie wesentliche Auswirkungen in den vor- und nachgelagerten Abläufen sowie den unterstützenden Prozessen (Beschaffung, Design, Entwicklung, Verpackung, Transport, Verwendung und Entsorgung nach Gebrauch) als auch die Umweltauswirkungen durch Lieferanten, Dienstleister und durch den Verkehr.

Rechtliche Verpflichtungen
Sie als Unternehmen stellen sicher, dass Sie Kenntnis von den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen besitzen, die für Ihr Unternehmen gültig sind, und entsprechende Anforderungen in Ihr Managementsystem einbinden. Die für unser Unternehmen geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen werden gem. dem Normpunkt 4.3.1 ff aufgeführt, ermittelt und mittels des UM Rechtskatasters überwacht. Einer der Normpunkte Die Aktualität der gültigen Rechtsvorschriften wird über externe Dienstleister gewährleistet. Neuerungen und Änderungen der gesetzlichen Vorschriften müssen jedoch durch den Umweltmanagementbeauftragten hinsichtlich der Relevanz für Ihr Unternehmen überprüft werden.

Gefahrenabwehr & Notfallvorsorge
Im Hinblick auf vorhandene Gefährdungspotentiale sollten Sie in diesem Schritt Ihr Unternehmen analysieren und praktikable Strategien für eine effiziente Gefahrenabwehr sowie für Verhaltensregeln im Falle des Eintritts von Notfallsituationen entwickeln. Zur Vermeidung von Notfallsituationen, welche Auswirkungen auf den regelmäßigen Betrieb und die Umwelt haben können, und zur Abwehr von Gefahren bei Notfällen, sollten Sie dabei die Risiken und potentielle Unfallsituationen erfassen (mittels einer Prozessbeschreibung Notfallvorsorge), notwendige Anweisungen erstellen und entsprechende Schulungen bei Ihren Mitarbeitern durchführen.

Lenkung von Aufzeichnungen
Sämtliche relevanten Aufzeichnungen werden erstellt und archiviert. Damit erbringen Sie den Nachweis der Konformität mit den Anforderungen und des wirksamen Funktionierens Ihres Umweltmanagementsystems. Alle Aufzeichnungen sind lesbar, leicht erkennbar und wiederauffindbar.

Einhaltung von Rechtsvorschriften
Gem. der ISO 14001, Abschnitt 4.3.2 Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen muss in Bezug auf die Umweltaspekte des Unternehmens sichergestellt werden, dass Sie Kenntnis von den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen besitzen, die für Ihr Unternehmen gültig sind, und entsprechende Anforderungen in Ihr Managementsystem einbinden. Zusätzlich muss die Einhaltung der relevanten Gesetzesvorschriften gem. ISO 14001, Abschnitt 4.5.2 bewertet werden.

Nichtkonformitäten
Ihr Unternehmen stellt grundsätzlich sicher, dass ein Produkt, ein Prozess oder eine Dienstleistung, welche die umweltrelevanten Anforderungen nicht erfüllt, gekennzeichnet, unterbrochen und gelenkt wird, um Auswirkungen auf die Umwelt zu verhindern. Nichtkonformitäten mit Ihrem Umweltmanagementsystem werden erkannt mit Sofortmaßnahmen, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen abgestellt und dokumentiert. Um Notfallsituationen und Störfällen im Betriebsablauf vorzubeugen, sollten Sie Maßnahmen ermitteln, um auch auf eventuell eintretende Unfälle reagieren zu können und dadurch bedingte ungünstige Auswirkungen auf die Umwelt, Mitarbeiter und sonstige betroffene Bereiche zu verhindern oder zu mindern.

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Unterstützende Prozesse – Was wird hierunter verstanden?

Unterstützende Prozesse bilden das letzte Glied in Ihrer Prozesslandschaft und sind durchaus nicht zu vernachlässigen. Unterstützende Prozesse stützen die operativen Geschäftsprozesse und tragen somit unmittelbar zur Wertschöpfung bei. In der ISO 14001 fallen die Personalentwicklung, Kommunikation und Dokumentation von Aufzeichnungen unter mögliche Teilprozesse.

Personalentwicklung / Fähigkeiten, Schulung & Bewusstsein
In diesem Prozess stellen Sie sicher, dass alle mit umweltrelevanten Tätigkeiten betrauten Personen im Unternehmen geschult sind und somit über ausreichende Qualifikationen für die Ausführung ihrer Arbeiten verfügen. Für die Abstimmung von Schulungsprogrammen für Aus- und Weiterbildung sowie die Koordination und Überwachung von externen Schulungsmaßnahmen ist der Umweltmanagementbeauftragte und die Vorgesetzten verantwortlich. Da ein umweltbewusstes Handeln zu den Aufgaben eines jeden Mitarbeiters gehört, fördern die jeweiligen Vorgesetzten das Verantwortungsbewusstsein für die Umwelt auf allen Ebenen. Jeder Vorgesetzte sorgt innerhalb seines Bereichs dafür, dass seine Mitarbeiter laufend informiert und bei Bedarf geschult werden und der Erfolg von Schulungsmaßnahmen überprüft und dokumentiert wird.

Kommunikation
Um die festgelegte Umweltpolitik mit Umweltziele und Umweltleistungen erfüllen zu können,  werden alle Mitarbeiter und interessierten Kreise Ihres Unternehmens einschließlich Kunden und Lieferanten informiert. Dabei wird zwischen der internen und externen Kommunikation unterschieden, welche Sie optimal in einer Kommunikationsmatrix abbilden.

Dokumentation & Lenkung von Aufzeichnungen
Im Letzten Zuge steht die Dokumentation des UM Handbuchs. Das heißt, dass Sie ein Umweltmanagementhandbuch erstellt haben und versichern dies stets aktuell aufrecht zu erhalten. Für die Erstellung und Herausgabe des Um-Handbuchs / Umweltmanagementsystems ist der Umweltmanagementbeauftragte verantwortlich.

KOSTENLOSE VORLAGE: Nutzen Sie die kostenlose Vorlage Stellenbeschreibung Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 mit allen Aufgaben des UMB.

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Möchten Sie sehen, wie Ihre Prozesslandschaft für Ihr UM-System aussehen könnte?

Hier haben wir für Sie eine beispielhafte Prozesslandschaft zur Darstellung Ihrer Prozesse in einem Umweltmanagementsystem ISO 14001 erstellt. Aufgeteilt nach Managementprozessen, operativen Geschäftsprozessen und unterstützenden Prozessen, werden die jeweiligen Unterprozesse eines UM-Systems dargestellt.

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