Einführung ISO 50001 - Der Weg zur Zertifizierung Ihres Energiemanagement Systems

Die Forderungen der ISO 50001 sind Ihnen zwar im Ansatz bekannt, jedoch stehen Sie jetzt vor der Aufgabe ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 einzuführen und dieses erfolgreich zertifizieren zu lassen? Kein Problem Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte zur Einführung zusammengefasst, so dass Sie dieser Aufgabe sicher entgegentreten können.

AUSBILDUNG: Mit der Ausbildung Basiswissen Energiemanagement ISO 50001 lernen Sie die ISO 50001 von Grund auf kennen und praktisch anzuwenden.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Projektplanung

Sie sollten im ersten Schritt einen genauen Zeitaufwand und die involvierten Verantwortlichen festlegen, damit Sie den zeitlichen Ablauf Ihres Projektes “Energiemanagementsystem ISO 50001″ inkl. Zeitrahmen abstecken können. Verantwortlichkeiten können Sie in einer Verantwortungs- und Aufgabenmatrix dokumentieren, in der Sie in der Sie auch notwendige Informationsflüsse festhalten können.

Für die Überwachung der Einhaltung des erstellten Projektplans ist der Projektleiter zuständig. Dabei sollte die zeitliche Terminierung einzelner Projektschritte immer im Auge behalten werden. Kommt es dabei zu Planabweichungen , muss darauf mit Umplanungen reagiert werden. 

Um den Stand der Umsetzung des Energiemanagementsystems ISO 50001 bewerten und sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts verschaffen zu können, nutzen Sie am besten ein Formblatt zum Umsetzungsstand Energiemanagementsystem -Projekt.

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Schritt 2: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Ihr Vorhaben

Nicht nur Sie sollen hinter der Einführung eines Energiemanagementsystems stehen, sondern auch Ihre Mitarbeiter müssen von den Vorteilen eines praktizierten Energiemanagementsystems ISO 50001 überzeugt sein.
So sind Ihre Mitarbeiter ein entscheidender Erfolgsfaktor, ob die ISO 50001 im Unternehmen “gelebt” wird oder einfach nur “Arbeitsaufwand” bedeutet. Binden Sie daher gleich zum Anfang der Einführungsphase Ihre Mitarbeiter ein, denn diese kennen oftmals die Probleme vor Ort besser als so manche Führungskraft.

Ganz nach dem Motto: Machen Sie aus Betroffenen Beteiligte!

Als Betroffener wird versucht nicht erwünschte Arbeit zu umgehen, da diese Aufwand darstellt und lästig ist. Als Beteiligter wird der Hintergrund der Arbeit - der Sinn und Nutzen der Arbeit verstanden und somit wird motivierter mitgearbeitet.  Daher machen Sie aus Betroffenen Beteiligte und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über das geplante Energiemanagementsystem ISO 50001, was Sie sich davon versprechen und geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Richtung vor ,was dabei auf jeden Einzelnen und die gesamte Belegschaft zukommt.

Nutzen Sie diese möglichen Methoden, um Ihre Belegschaft zu informieren:

• Rufen Sie eine Mitarbeiterversammlung ein
• Schaffen Sie einen Informationsfluss auch durch die jeweiligen Vorgesetzten
• Bringen Sie Aushänge (Schwarzes Brett) an
• Senden Sie Rund Mailings
• Tätigen Sie Einträge im Intranet

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter an die Seite und ziehen Sie an einem Strang … decken Sie im Rahmen des “gemeinsamen Projekts ISO 50001″ Energieverschwendung und Einsparmöglichkeiten auf. Dabei sollten Ihren Mitarbeitern nicht nur Ihr Gehör geschenkt werden, sondern überlegen Sie sich auch eine Alternative, wie Ihre Mitarbeiter Ihnen schriftlich Verbesserungsvorschläge unterbreiten können.

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Schritt 3: Legen Sie den Anwendungsbereich & die Grenzen des Energiemanagementsystems ISO 50001 fest

Im nächsten Schritt sollten Sie den Anwendungsbereich Ihres Energiemanagementsystems ISO 50001 festlegen. Eine Konzeption in Gedanken reicht dabei nicht aus - fixieren Sie Ihren Plan schriftlich. Achten Sie dabei, dass die Festlegung analog des entsprechenden Norm Kapitels der ISO 50001, Kapitel 4.1 “Definition des Anwendungsbereiches Ihres zukünftigen Energiemanagementsystems und seiner Grenzen” , erfolgt.

Dabei entscheiden Sie, ob sich das Energiemanagementsystem ISO 50001 auf Ihr gesamtes Unternehmen, auf mehrere Standorte oder aber nur auf gewisse Bereiche oder wertschöpfende Prozesse (zum Beispiel die Produktion) im Unternehmen erstrecken soll.

AUSBILDUNG: Mit der Ausbildung Energiemanagementbeauftragter ISO 50001 betreuen Sie Ihr Energiemanagementsystem sicher und erfolgreich.

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Schritt 4: Beschreiben Sie Ihre Organisationsstruktur

Eines der grundlegenden Elemente eines jeden Managementsystems ist die Aufbauorganisation zu beschreiben und Verantwortlichkeiten für alle wichtigen Belange und Aufgaben des Managementsystems festzulegen. In der ISO 50001 ist dieser Aufgabe – abgesehen von 4.2 „Verantwortung des Top-Managements“ –  zwar kein gesonderter Abschnitt gewidmet, er gehört jedoch ohnehin zu den gängigen Organisationspflichten der Obersten Leitung eines Unternehmens.

Eine strikte Dokumentation aller Verantwortlichkeiten und Aufgaben erleichtert die spätere Überwachung und interne Auditierung im Zuge Ihres Energiemanagementsystems. Vermeiden Sie daher späteren Mehraufwand und legen Sie in diesem Schritt die Verantwortlichkeiten und Aufgaben schriftlich fest. Bei dieser Aufgabe ist es nicht allein damit getan, ein Organigramm zu erstellen. Ein Organigramm gibt die  Aufbauorganisation grafisch wieder, beschreibt aber nicht die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Funktionen!

Nutzen Sie für diese Aufgabe gerne bereits funktionierende Strukturen oder festgelegte Stellenbeschreibungen – ganz nach dem Motto “was funktioniert soll beibehalten werden”. Wo dies aber nicht der Fall ist und keine funktionierende Strukturen vorliegen, können Sie diese mit Hilfe eines Formblattes zur Stellenbeschreibung Energiemanagementbeauftragter ISO 50001 erstellen. Alternativ hierzu können Sie die wesentlichen Aufgaben auch im Energiemanagementhandbuch / Energiemanagementsystem direkt beschreiben.

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Schritt 5: Erarbeiten Sie die Energiepolitik – ISO 50001 4.3

Nutzen Sie die Energiepolitik als strategisches Instrument, um der Organisation und der Öffentlichkeit Ihre Ausrichtung in Bezug auf das Energiemanagement bekannt zu geben. Geben Sie in der Energiepolitik Ihrem  Energiemanagement eine Orientierung und setzen Sie somit die Rahmenbedingungen für die Festlegung der Energieziele. Die Energiepolitik ist somit auch die Messlatte, anhand derer der Zertifizierer Ihr Energiemanagementsystem ISO 50001 bewerten wird.

Die folgenden Fragestellungen, sollen Ihnen helfen einen klaren Kurs zur Energiepolitik zu erhalten:

• Welche Überzeugungen und Grundwerte bestimmen unseren
Umgang mit Energie?
• Warum ist die Einführung Energiemanagementsystem ISO 50001
so wichtig?
• Welche Leitlinien sollen unseren zukünftigen Umgang mit dem
Thema Energie bestimmen?

Bitte beachten Sie, dass die Energiepolitik nicht mit den allgemeinen Unternehmensleitlinien kollidiert. Die Energiepolitik muss nun innerhalb der gesamten Organisation, also auf allen Unternehmensebenen kommuniziert werden.

KOSTENLOSE VORLAGE: Nutzen Sie die kostenlose Vorlage zur Stellenbeschreibung Energiemanagementbeauftragter ISO 50001 mit allen Aufgaben des EMB.

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Schritt 6: Ermitteln Sie rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen gemäß ISO 50001 4.4.2

Bei der Ermittlung und Umsetzung der rechtlichen und anderen Anforderungen innerhalb Ihres Energiemanagementsystems sollten Sie an dieser Stelle wieder die Energiepolitik beachten, da in dieser bereits die Verpflichtung zur Einhaltung dieser Anforderungen enthalten sein muss. Ermitteln Sie die rechtlichen und anderen Anforderungen und deren Bezug zum Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch in Ihrem Unternehmen und stellen Sie sicher, dass diese eingehalten werden. Zur Sicherstellung der Einhaltung sind Verantwortlichkeiten und Abläufe zu regeln und kontinuierlich zu überwachen. Dies wird im Normkapitel der ISO 50001, Kap. 4.6.2 explizit von Ihnen gefordert.

Bei der Umsetzung dieser Anforderungen sollten Sie folgende Dokumente für Ihr Energiemanagementsystem ISO 50001 erstellen:

Prozessbeschreibung Rechtsanforderungen: Die Prozessbeschreibung Rechtsanforderungen beschreibt, wie Sie schrittweise rechtliche und andere Anforderungen ermitteln, Bezüge zu Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch im Unternehmen aufzeigen und die Einhaltung geregelt, überwacht und bewertet werden kann.

das Rechtskataster: Das Rechtskataster stellt einen Auszug der rechtlichen Vorschriften und den enthaltenen Anforderungen zu Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch dar.

exclamation_orange_grauACHTUNG: Dieser Rechtskataster erhebt keinen Anspruch auf Aktualität und Vollständigkeit, im ersten Schritt sollten Sie diesen auf Aktualisierungen hin prüfen und ergänzen. Hierbei sollten Sie insbesondere auch die Genehmigungen auf energierelevante Auflagen und Nebenbestimmungen prüfen. Darüber hinaus sollten Sie das Rechtskataster mit den Anforderungen ergänzen, zu denen sich Ihr Unternehmen bereits verpflichtet hat. Unter diese Verpflichtungen fallen beispielsweise Vorgaben aus dem Mutterkonzern, aus Abkommen, aus Verträgen oder aus Selbstverpflichtung, die Ihr Unternehmen im Rahmen kommunaler/lokaler oder branchenbezogener Energieeffizienzinitiativen oder Klimaschutzprogramme unterschrieben hat. Im Falle, dass es solche „anderen Anforderungen“ auch in Ihrem Unternehmen gibt, sollten Sie deren Umsetzung in Ihrer Prozessbeschreibung konkretisieren.

Hilfe bei der Einführung ISO 50001 erwünscht?

Mit MMSPRO erhalten Sie Schritt für Schritt gezeigt, was die ISO 50001 von Ihnen verlangt und wie Sie die Forderungen der ISO 50001 bei der Einführung bis hin zur Zertifizierung sicher umsetzen.

Dabei sind bereits alle relevanten Dokumente enthalten, so dass Sie diese direkt an Ihre Prozesse anpassen und anwenden können. Eine integrierte Prozesslandschaft enthält zudem die gängigen Unternehmensprozesse aufgeteilt in Management-, operative und unterstützende Prozesse. So können Sie praktisch ohne weitere Vorkenntnisse sicher und einfach ein Energiemanagement-System nach ISO 50001 einführen und professionell betreuen.

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