Einführung ISO 9001 - der Weg zur Zertifizierung Ihres QM-Systems

Sie stehen vor der Aufgabe ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 einzuführen und haben noch keine genaue Vorstellung wie Sie diese Aufgabe bewältigen? Im Folgenden zeigen wir Ihnen schrittweise welche Forderungen bei der Einführung auf Sie zu kommen und wie Sie diese im Sinne der ISO 9001 richtig erfüllen. Zudem zeigen wir Ihnen mit welchem zeitlichen Aufwand Sie bei der Einführung rechnen müssen. Lesen Sie weiter und seien Sie für die Einführung der ISO 9001 in Ihrem Unternehmen bestens gewappnet!

AUSBILDUNG: Mit der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 lernen Sie die ISO 9001 von Grund auf kennen und praktisch anzuwenden.

1. Schritt – Definieren Sie den Anwendungsbereich Ihres QM-Systems

Starten bei der Einführung ISO 9001 mit der Definition des Anwendungsbereiches Ihres zukünftigen QM-Systems. Legen Sie fest, ob sich das QM-System auf Ihr gesamtes Unternehmen, vielleicht auch auf mehrere Standorte oder nur gewisse Bereiche oder operative Prozesse im Unternehmen erstrecken soll. Nachdem Sie diese Abgrenzung vorgenommen haben, sollten Sie sich ebenfalls bereits an dieser Stelle mit der inhaltlichen Definition auseinandersetzen.

WICHTIG:  Nach den Forderungen der Norm ISO 9001 müssen Sie auch diejenigen Prozesse, welche Sie ausgegliedert haben und welche die Produktkonformität beeinflusst, in der Dokumentation des Anwendungsbereiches berücksichtigen!

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2. Schritt - Informieren Sie Ihre Mitarbeiter von Ihrem Vorhaben und Benennen Sie einen QM-Beauftragten

Ihre Mitarbeiter die im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems arbeiten, werden wesentlich motivierter sein, wenn Sie diese von Anfang an involvieren. Erläutern Sie den Sinn, nämlich die Verbesserung Ihrer Prozesse, Kostensenkungen und damit einhergehend die optimalere Strukturierung der Arbeit. Uninformierte Mitarbeiter sehen die Einführung eines QM-Systems sonst schnell als unnötigen Mehraufwand und sträuben sich somit auch gegen damit einhergehende Veränderungen.

Gemäß der ISO 9001 muss in Ihrem Unternehmen ein Qualitätsmanagementbeauftragter aus den Reihen der Leitungsebene benannt werden. Da die Norm ebenfalls fordert, das dieser gewisse Verantwortungen und Befugnisse haben muss, um seine Aufgaben zu erfüllen, müssen neben der Benennung des QMB’s ebenfalls die Anforderungen an diese Position klar definiert werden. Benennen Sie nun einen QMB aus Ihrer obersten Leitung und dokumentieren Sie dies mit der Benennungsurkunde QMB. Hier werden die Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung festgelegt werden noch einmal dargestellt.

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3. Schritt – Bilden Sie ein Projekt-Team – beginnen Sie die Projektplanung

Nun gilt es das Projekt „Erstimplementierung“ mit einem Kickoff Meeting Ihres Projektteams zu starten. Stellen Sie hierfür zunächst Ihr Projektteam zusammen. Hierbei müssen Sie sich bereits ganz zu Beginn über den Ablauf des Projektmanagements bewusst werden und diesen in einer Prozessbeschreibung Projektmanagement festhalten, was Ihnen und Ihren Teammitgliedern eine größere Handlungssicherheit verschafft. Innerhalb der Prozessbeschreibung werden die Zuständigkeiten und Abläufe im Projektmanagement dargestellt, um sicherzustellen, dass das System entsprechend der Kundenanforderungen umgesetzt werden kann.

Mit einem Projektantrag definieren Sie Ihr Projekt die „Erstimplementierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001“ schriftlich.  Setzen Sie sich im Anschluss daran, Ihren Projektstrukturplan zu erstellen.

AUSBILDUNG: Mit der Ausbildung Qualitätsmanagementbeauftragter QMB ISO 9001 betreuen Sie Ihr QM-System sicher und erfolgreich.

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4. Schritt – Spezifizieren Sie Ihre Anforderungen an Ihr Qualitätsmanagementsystem

Konkretisieren Sie in diesem Schritt die Anforderungen, die Sie an Ihr QM-System stellen, also was muss Ihr QM-System leisten. Betrachten Sie diese Faktoren dabei aus folgenden Perspektiven:

• Externe Kundensicht – welche Anforderungen stellt der Kunde an Sie
• Externe Behördensicht – welchen externen Vorschriften müssen Sie genügen, damit Sie nicht mit Gesetzen in Konflikt kommen?
• Interne Unternehmenssicht – welche internen Anforderungen müssen Sie betrachten.

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5. Schritt – Strukturieren Sie Ihre Aufbau- und Ablauforganisation

Stellen Sie hierzu zunächst Ihre Aufbauorganisation in einem Organigramm dar. Beachten Sie dabei unbedingt, das gem. Bitte beachten Sie, dass der Beauftragte der obersten Leitung der Qualitätsmanagementbeauftragte aus den Reihen der (mindestens mittleren, besser oberen) Leitungsebene stammen muss und stellen Sie dies entsprechend in Ihrem Unternehmensorganigramm dar.

Zudem können Sie nun Ihre Prozesslandkarte gestalten.  Im Schritt 1 erkannte ausgliederte Prozesse müssen in der Prozesslandkarte deutlich gemacht werden, da Sie diese lenken müssen.

KOSTENLOSE VORLAGE: Nutzen Sie die kostenlose Vorlage Stellenbeschreibung Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 mit allen Aufgaben des QMB.

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6. Schritt – Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen adaptieren; Prozessverantwortliche festlegen

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Nachdem Sie Ihre notwendigen Managementprozesse identifiziert haben, gilt es nun noch in Ihren Prozessbeschreibungen die jeweiligen Verantwortlichen für die jeweiligen Prozesse bzw. Prozessschritte festzulegen. Diese Prozessverantwortlichen tragen nun auch die Verantwortung, die mitgelieferten Prozessbeschreibungen an die eigene Organisation anzupassen bzw. diese zu ergänzen um die Prozesse im Unternehmen zu implementieren.

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Ab Schritt 6 – alle weiteren Schritte sehen?

Leider waren dies noch nicht alle Schritte, welche Sie zur Umsetzung der ISO 9001 Einführung in Ihrem Unternehmen gehen müssen.
Weitere Schritte sehen wie folgt aus:

• Ergänzen Sie fehlende Stellenbeschreibungen – gerade die Punkt personelle Ressourcen ist einer der zwingenden ISO 9001 Forderungen
• Formulieren Sie Ihre Qualitätspolitik und Ihre Qualitätsziele
• Ermitteln Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden und legen Sie geeignete Analysemethoden fest
• Legen Sie Zyklen der internen Kommunikation fest und kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern direkt Ihre Qualitätsziele
• Widmen Sie sich dem Mitarbeiter Ausbildungsstand, legen Sie wenn nötig einen Schulungsplan fest
• Mit dem Unternehmenscontrolling definieren Sie Kennzahlen und ermitteln Risiken
• … und Vieles mehr …

Hilfe bei der Einführung erwünscht?

Mit MMSPRO erhalten Sie Schritt für Schritt gezeigt, was die ISO 9001 von Ihnen verlangt und wie Sie die Forderungen der ISO 9001 bei der Einführung bis hin zur  Zertifizierung sicher umsetzen.

Dabei sind bereits alle relevanten Dokumente enthalten, so dass Sie diese direkt an Ihre Prozesse anpassen und anwenden können. Eine integrierte Prozesslandschaft enthält zudem die gängigen Unternehmensprozesse aufgeteilt in Management-, operative und unterstützende Prozesse. So können Sie praktisch ohne weitere Vorkenntnisse sicher und einfach ein QM-System nach ISO 9001 einführen und professionell betreuen.

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