Sind Sie in einer Papierflut gefangen und wissen nicht weiter?  

Oder benötigen Sie ein wichtiges Dokument, doch das ist spurlos verschwunden?
Spätestens dann sollten Sie sich Gedanken machen, ob Sie Ihre Dokumente besser verwalten sollten. Bei einzelnen Dokumenten mag man noch darüber hinweg sehen, wenn diese in einer Ablage oder in der Schreibtisch-Schublade landen. Diese können ja zu einem späteren Zeitpunkt wieder Gebrauch finden oder irgendwann in den Papierkorb wandern.

Möchten Sie jedoch ein Managementsystem einführen, dauerhaft professionell betreuen und dieses zertifizieren lassen, ist das Verwalten von Dokumenten nicht mehr so nachgiebig anzusehen. Der ISO Standard setzt voraus, dass alle Dokumente im Unternehmen stets auf aktuellem Stand sind und im Unternehmen sicher gelenkt und gesteuert werden (z.B. durch ein Dokumentenmanagement). Um die Aktualität aller Dokumente jederzeit sicherstellen zu können, muss stetig geprüft werden, dass jeder Ihrer Mitarbeiter über die Aktualisierung informiert ist und tatsächlich nur die Dokumente mit neuestem Revisionsstand nutzt. Da diese Sicherstellung mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist, geht die akribische Prüfung meist im Alltagsstress unter. Die Dokumente bleiben in der Schreibtischschublade und veralten kontinuierlich.

Der Fehler wird dann erst bemerkt, wenn es zu spät ist z.B. wenn ein Mitarbeiter eine veraltete Ablaufbeschreibung zu Rate zieht. Spätestens bei der angestrebten Zertifizierung oder im Audit kann Sie diese “Nachgiebigkeit” teuer zu Kosten kommen. Im schlimmsten Falle kostet Ihnen dies sogar die Zertifizierung / Akkreditierung!

Wie kann ich dieses Problem umgehen?

Gehen Sie das Problem von Grund auf an: Verwenden Sie keine Dokumente in gedruckter Form !

Setzen Sie auf ein digitales Dokumentenmanagement, worin die Dokumente zu jederzeit zentral bearbeitet werden können, Revisionsstände direkt angepasst werden und das geänderte Dokument direkt an die komplette Belegschaft oder an ausgewählte Mitarbeiter unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden kann.

Setzen Sie auf ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem mittels MMSPRO

 

Mit dem System MMSPRO erhalten Sie ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem DMS, worin Sie Ihre Dokumente für Ihr Managementsystem im Unternehmen sicher lenken und aktuell  halten. Dabei gewährleistet die integrierte Dokumentenlenkung, auf Grund der automatischen Vergabe eines neuen Revisionsstands, die Richtigkeit und Aktualität der bereits vorhandenen und der von Ihnen neu eingestellten Dokumente. Dabei entscheiden Sie individuell, welcher Revisionsstand durch die Änderungen vom System vorgenommen werden soll. Bei marginalen Änderungen kann ein Update erstellt werden und eine Unterversion wird ausgegeben (aus der Revision 1.0 wird dann 1.1). Bei größeren inhaltlichen Änderungen empfiehlt es sich jedoch ein Upgrade vorzunehmen und die Hauptversion zu ändern (aus der Revision 1.0 wird dann 2.0). Sobald das Dokument einen neuen Revisionsstand erhalten hat, wird dieses automatisch an Ihre Mitarbeiter veröffentlicht. So sind Ihre Dokumente zu jederzeit aktualisiert für Ihre Mitarbeiter verfügbar.

Alle bereits getätigten Änderungen können auch im Nachhinein jederzeit eingesehen werden. Mit Hilfe der praktischen Änderungshistorie haben Sie alle Änderungen stets im Blick und können somit direkt zurückverfolgen aus welchem Grund eine Änderung erfolgt ist bzw. warum ein neuer Revisionsstand vergeben wurde. Geben Sie hierzu einfach vor der Änderung Ihren Änderungskommentar ab. Diese Notiz wird direkt vom System übernommen und kann anschließend in der Änderungshistorie aufgerufen werden.

Haben Sie an Ihrem Dokument Änderungen vollzogen, möchten jedoch auf das Ausgangs- oder Vorgängerdokument zurückgreifen?
Bei MMSPRO ist das gar kein Problem. Mit Hilfe der integrierten Dokumentenarchivierungsfunktion gelangen Sie per Mausklick direkt auf alle Dokumente – selbstverständlich auch auf deren Vorgänger- und/oder Ausgangsversionen. Es geht Ihnen also kein Dokument mehr in “den Tiefen Ihrer Schreibtisch-Schublade” verloren!  Alle Dokumente können zu jeder Zeit aufgerufen und nochmals bearbeitet werden. Alles vollautomatisch – so einfach können Sie Ihr Dokumentenmanagement handhaben.

Aber das ist noch längst nicht alles !

Das vollautomatische Dokumentenmanagementsystem DMS hilft Ihnen bei der sicheren Steuerung und Archivierung von Dokumenten.
Brauchen Sie Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten?

Mit MMSPRO können Sie auch Ihre Mitarbeiter aktiv ins Dokumentenmanagement einbinden, indem Sie Ihnen die Möglichkeit geben Dokumentenänderungen vorzunehmen oder neue Dokumente zu erstellen und Ihnen zur Freigabe vorzuschlagen - natürlich alles digital, direkt in MMSPRO und ohne umständliches Prozedere.

Im Mitarbeiter-Bereich, dem Front-End, können Ihre Mitarbeiter nicht nur die Dokumente einsehen, sondern auch Änderungs- oder Neuvorschläge an Sie versenden. Freigegeben werden die Dokumente natürlich erst nach Sichtung des Managementbeauftragen im Admin-Bereich (Back-End). Wer auf welche Dokumente zugreifen darf und Ihnen Vorschläge für neue Dokumente oder Dokumentenänderungen zusenden darf, das entscheiden Sie. WIE ? Mit Hilfe des Usermanagements können Sie ganz individuell Rechte vergeben, ob Gruppenrechte oder auf einzelne Personen bezogen - Sie haben die Wahl.


Testen Sie kostenlos ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem

Die Testversion von MMSPRO ist kostenfrei und völlig unverbindlich. Testen Sie, wie einfach Sie durch das vollautomatisierte Dokumentenmanagement Ihre Dokumente auf aktuellem Stand halten und Sie mit Hilfe des Usermanagements Ihre Mitarbeiter direkt ins Dokumentenmanagement einbinden .

Also worauf noch warten ... überzeugen Sie sich von MMSPRO einfach selbst !