Zertifizierung / Akkreditierung – warum?

Um diese Frage vollständig beantworten zu können, müssen wir eine Frage vornewegnehmen und zwar diese: Welche Vorteile bietet den ein zertifiziertes / akkreditiertes Managementsystem dem Unternehmen?“
Auch wo kein Gesetz die ISO Zertifizierung / Akkreditierung eines Managementsystems fordert, streben doch viele Unternehmen diese an, um zunächst das Vertrauen ihrer Kunden in die eigene Leistungsfähigkeit (als Anbieter von Produkten oder Dienstleistungen) zu erhöhen. Gerade bei einer B-to-B (Business to Business) also einer Geschäftsbeziehung zwischen 2 Unternehmen weißt eine Zertifizierung / Akkreditierung die Einhaltung der geforderten Norm-Vorschriften (Qualitätsfähigkeit) nach und stellt somit die Voraussetzung zur Aufrechterhaltung oder zum Zustandekommen der Geschäftsbeziehung per se dar.

Aber nicht nur zur Kundengewinnung ist eine Zertifizierung / Akkreditierung von Vorteil

Weitere Vorteile einer Zertifizierung sind:

Reduzierung der qualitätsbezogenen Kosten durch die präventive Erkennung von Schwachstellen wird die Leistungsfähigkeit der Prozesse verbessert, Verschwendung und damit Kosten werden reduziert.

Größeres Vertrauen zwischen Kunden und Lieferanten. Die qualitätsbezogenen Tätigkeiten sind in einem für den Kunden bekanntem System geordnet

Dokumentation, Verständnis und Verbesserung der betrieblichen Abläufe. Der Aufbau des MS beinhaltet die Analyse, Optimierung und Dokumentation der betrieblichen Prozesse, um Abläufe zu beschleunigen.

Rechtssicherheit des Lieferanten und Kunden im (Produkt-)Haftungsfall. Erleichtern Sie den Nachweis der Erfüllung der Sorgfaltspflichten zur Strukturierung der qualitätsbezogenen Aspekte.

 

Vorteile der Zertifizierung

Was bedeutet  Zertifizierung? Und wann spricht man von einer Akkreditierung?

 Unterschied Akkreditierung Zertifizierung

Wenn man den Begriff “Zertifizierung” näher unter die Lupe nimmt, so setzt sich das Wort  aus dem Latienischen stammend aus “certes” (sicher) und “facere” (machen, fertigen) zusammen.

Nach dieser Übersetzung bezeichnet Zertifizierung demnach eine Prüfung, worin Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse bestimmten Anforderungen gerecht werden muss. Dabei bezieht sich die Prüfung nicht nur auf einzelne Prozesse, sondern schließt auch ganze Systeme – wie dem Managementsystem – mit ein.  Bei der Zertifizierung bestätigt ein unabhängiger Dritter (z.B. Auditor eines Zertifizierungsanbieters), die Übereinstimmung der Arbeitsabläufe mit den Forderungen der jeweiligen Normen (z.B. nach DIN-EN-ISO) für einen bestimmten Zeitraum. Es findet also im Fall der DIN ISO Zertifizierung bzw. der ISO 9001 Zertifizierung eine Überprüfung statt, ob ein Qualitätsmanagementsystem die ISO 9001 Anforderungen für eine Zertifizierung nach der Norm ISO 9001 erfüllt. In erster Linie wird also die Strukturqualität des Managementsystems geprüft. Aus diesem Grund bezeichnet man die Zertifizierung allgemein auch als ein Verfahren der Konformitätsbewertung.

Zertifizierungen werden zeitlich befristet (3 Jahre) von unabhängigen Zertifizierungsstellen gemäß der Vorgaben der nach der jeweiligen zertifizierten Norm vergeben. D.h. der Zertifizierer überprüft im Zertifizierungsaudit, ob Ihr Managementsystem den Norm Anforderungen entspricht – also im Beispiel der ISO 9001, ob Ihr QM-System konform zu den Anforderungen der ISO 9001 aufgebaut ist.

Was ist nun der Unterschied Akkreditierung Zertifizierung?

Widmen wir uns zunächst dem Wortlaut “Akkreditierung”. Das Wort Akkreditierung stammt aus dem Lateinischen und bedeutet “Glauben schenken”.  Die Akkreditierung beschreibt ein Verfahren, worin eine unabhängige Instanz (Akkreditierungsstelle) bestätigt, dass das System oder die Prozesse nicht nur konform zu den Vorschriften und Normen ist, sondern dass auch durch spezifische Fachkenntnisse Funktionen sicher erfüllt werden. Bei einer Akkreditierung werden also nicht nur Kenntnisse über die Strukturqualität, sondern auch die Fachkompetenz geprüft. Die Akkreditierung wird im Allgemeinen als Kompetenzbestätigung bezeichnet. Eine Akkreditierung ist gerade im Bereich der Laboratorien zu finden, welche sich nach den Normforderungen der ISO/IEC 17025 ausrichten. Mehr Informationen erhalten Sie unter Akkreditierung nach ISO/IEC 17025.

Vorteile der Zertifizierung

Ich strebe eine ISO Zertifizierung an, wie gehe ich nun vor?

Auch an diesem Punkt gilt es, zunächst einen Schritt zurück zu gehen: wie implementiere ich im Unternehmen ein Managementsystem, welches überhaupt die ISO Zertifizierung erhalten kann? Das Vorgehen hierzu variiert in den unterschiedlichen Punkten in der Umsetzung je nach Unternehmen und Branche, es kann aber auf einige bestimmte Punkte zusammengefasst werden. Diese werden Ihnen im folgenden erläutert.

Allgemeines zum Zertifizierungsablauf

Zunächst müssen Sie für die spätere Zertifizierung und zum Aufbau des Managementsystems nach der gewünschten ISO Norm den Anwendungsbereich des Management-Systems festlegen (sowohl räumlich als auch inhaltlich) und Ausschlüsse von Prozessen definieren (z.B. wenn Sie keine Entwicklung im Unternehmen haben).

Als nächster, wichtiger Faktor für die Einführung und spätere erfolgreiche Zertifizierung müssen Sie gerade auch zur Erhöhung der Akzeptanz im Unternehmen, Ihre Mitarbeiter informieren, einen Managementbeauftragten benennen und mit Ihrem Projektteam das Projekt „Zertifizierung“ planen.

Im nächsten Schritt sollten Sie die Normanforderungen an das Managementsystem spezifizieren und erfolgsentscheidende Faktoren für Ihr Unternehmen herausarbeiten. Dabei gilt es sowohl interne als auch externe Kundenforderungen zu berücksichtigen. Nun folgt die Erfassung und Strukturierung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation in Form eines Organigramms und einer Prozesslandkarte mit Managementprozessen, operativen – und unterstützenden Prozessen. Dabei sollten Sie auch direkt die Prozessverantwortlichen mit fest legen.

 

Vorgefertigte Prozesslandkarte direkt nutzen ? – Mit der Managementsoftware MMSPRO ist das kein Problem

Mit dem digitalen Handbuch / der Managementsoftware MMSPRO haben erhalten Sie bereits eine vorgefertigte Prozesslandschaft. Anhand der vorgefertigten Prozesslandschaft (stets an die spezifischen Forderungen der jeweiligen ISO Norm angepasst) können Sie Ihre Prozesse einheitlich strukturieren und Ihren Mitarbeitern direkt zugänglich machen. Selbstverständlich kann die bereits integrierte Prozesslandschaft jederzeit ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen angepasst, erweitert, farblich gestaltet oder aber mit neuen Dokumenten vervollständigt werden.

Ob ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 für produzierende Gewerbe oder Dienstleister, ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001, ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 oder ein QMS im Labor nach ISO/IEC 17025 – MMSPRO bietet Ihnen zahlreichen Varianten. Mit MMSPRO werden Sie zudem Schritt für Schritt an den Zertifizierungs- bzw. Akkreditierungsprozess herangeführt. WIE ? In dem Sie die integrierten TO-DO Listen nutzen. Hier werden Sie tagesaktuell aufgefordert an Ihrem System zu arbeiten.

So sind Sie nicht nur auf Stand was Sie oder Ihr Mitarbeiter am System bearbeiten sollten, sondern haben auch Ihren Fortschritt im Fokus und wissen WANN Sie reif für die Zertifizierung bzw. Akkreditierung sind.

Managementprozesse

Widmen Sie sich nun zunächst Ihren Managementprozessen, welche auch unter dem Namen “Führungsprozesse” bekannt sind. Je nach Dokumentationsstand müssen Sie nun Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formblätter prüfen und ggf. anpassen oder neu erstellen.

Als wichtiger Meilenstein auf Ihrem Weg zur ISO Zertifizierung folgt nun für Sie (bzw. für die oberste Leitung) die Festlegung Ihrer Unternehmenspolitik unter Berücksichtigung der bereits erarbeiteten Erfolgsentscheidenden Faktoren (EEF). Anschließend können hieraus Ziele abgeleitet werden.  Kundenzufriedenheitsanalysen können dabei helfen z.B. Ihre Qualitätspolitik und –ziele zu überprüfen. Dabei sollten Sie zu diesem Zeitpunkt bereits entscheiden in welchen Zeitzyklen (z.B. jährlich) diese zukünftig kontinuierlich ermittelt werden sollten. 

Nun gilt es Ihre Mitarbeiter zu unterrichten! Im Rahmen Ihres ISO Managementsystems ist der Qualifikationsstand der einzelnen Mitarbeiter darzustellen und zur Aufrechterhaltung der entsprechenden Qualifikationen ist ein Schulungsplan zu erstellen (und umzusetzen!). Nachdem Sie den Prozessablauf Ihres Controllings bereits festgelegt haben, gilt es nun diesen konkret mit Kennzahlen zu definieren. Zusätzlich müssen im Rahmen Ihrer DIN ISO Zertifizierung Risiken ermittelt und ein Auditprogramm festgelegt werden. 

In Ihrem Unternehmen gibt es nur wenig hilfreiche Dokumente ? Die Managementsoftware MMSPRO – Ihr Handbuch mit System hat bereits alle zur ISO Zertifizierung notwendigen Unterlagen enthalten.

So erhalten Sie mit der Managementsoftware MMSPRO eine vollständige Dokumentensammlung an Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formblätter oder Betriebsvereinbarungen etc..

MMSPRO ermöglicht Ihnen selbstverständlich auch das einfache Einbinden von weiteren (eigenen) Dokumenten (ganz nach Ihrem Dokumentationsstand) und Zusatzinformationen an Prozessen und Systempunkten. Dank der im Front-End integrierten Suchfunktion finden Sie als auch Ihre Mitarbeiter Ihre Prozesse und Dokumente mit einem Klick wieder und können direkt auf diese zugreifen.

Ein integriertes Dokumentenmanagementsystem gibt Ihnen eine zusätzliche Hilfestellung die relevanten Dokumente aktuell zu halten und sicher im Unternehmen zu verteilen. Selbstverständlich können Sie auch Ihre Mitarbeiter direkt in den aktiven Dokumentenaustausch einbinden. Mehr Informationen erhalten Sie unter Dokumentenmanagement in MMSPRO .

Operative Prozesse

Nun sollten Sie bei Ihren operativen Geschäftsprozessen (auch Kernprozesse genannt) ebenfalls je nach Dokumentationsstand die entsprechenden Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formblätter prüfen und ggf. anpassen oder neu erstellen.

Bei produzierenden Unternehmen müssen speziell die Fertigungsprozesse und Qualitätsprüfungen geplant werden! Im Rahmen einer ISO 9001 Zertifizierung Ihren Wareneingang organisieren, Qualitätsrelevante Lieferanten identifizieren und bewerten, ggf. Qualitätssicherungsvereinbarungen abschließen. Vergessen Sie hierbei auf keinen Fall Kundeneigentum zu identifizieren und zu kennzeichnen!

Unterstützende Prozesse

Wie bei den weiteren Prozessarten müssen Sie die entsprechenden Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formblätter prüfen und anpassen oder ggf. neu erstellen. Im Zuge der Ermittlung Ihrer operativen Prozesse gilt es auch die Arbeitsumgebung und Infrastruktur in Ihrem Unternehmen genau unter die Lupe zu nehmen.

Welche Prozesse sind relevant? Haben Sie weitere Prozesse, die Sie noch nicht aufgeführt haben? Fragen Sie bei Ihren Mitarbeitern nach, Sie werden erstaunt sein, wie viel Einzelprozesse es gibt. Im Zuge dessen ist es im Anschluss wichtig diese Prozesse in Hauptkategorien einzugliedern.

Überprüfung

Im Zuge Ihrer Zertifizierung können Sie nun das Managementsystem in den betrieblichen Alltag einführen. Bevor Sie nun zu Ihrer Zertifizierung schreiten und Ihr Managementsystem im Zertifizierungsaudit überprüfen lassen, müssen Sie diese Überprüfung, im Zuge eines Internen Systemaudits, zunächst selbst vornehmen. Bei näherer Betrachtung haben Sie bereits den Prozess Internes Audit bei den Managementprozessen festgelegt, nun gilt es diesen umzusetzen und auf Ihre Bedürfnisse, wenn noch nicht geschehen, anzupassen. Nachdem Sie Ihr internes Audit durchgeführt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet haben, steht nun die Bewertung Ihres Managementsystems durch die oberste Leitung an. Hieraus können sich Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen ergeben, welche zwingend vorgenommen werden müssen. Ebenso ist das interne Audit zu dokumentieren. Ihre  Zertifizierung ist nun so gut wie sicher!

Möchten Sie mehr zur Zertifizierung mittels eines digitalen Handbuchs erfahren?

Dann testen Sie MMSPRO kostenfrei und völlig unverbindlich. Testen Sie, wie einfach Sie durch das vollautomatisierte Dokumentenmanagement Ihre Dokumente auf aktuellem Stand halten.Zudem haben Sie bereits in der Testversion direkten Einblick in die integrierten TO-DO Listen, welche Ihnen den Weg zur Zertifizierung / Akkreditierung Schritt für Schritt aufzeigen..

Also worauf noch warten ... überzeugen Sie sich von MMSPRO einfach selbst