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Die Gestaltung Ihrer Prozesslandschaft ist das A und O für Ihr QM – System

Wir zeigen Ihnen worauf es dabei ankommt und wie Sie Ihre Prozessoptimierung einfach erreichen! Die entscheidenden Punkte bei der Umsetzung Ihres QM-Systems nach ISO 9001 und die zukünftige ISO 9001 Zertifizierung sind:

  1. Die Erfassung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation durch eine Prozesslandschaft
  2. Die Strukturierung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation durch eine Prozesslandschaft

Bitten denken Sie, während Sie die Prozesslandschaft erstellen auch daran, die Prozessverantwortlichen mit fest zu legen – das spart Ihnen später unnötiger Aufwand und Zeit. Grundsätzlich können Sie Ihre Prozesslandschaft in 3 unterschiedliche Prozesskategorien einteilen, den Managementprozessen, den operativen Prozessen und den unterstützenden Prozessen. Bevor wir uns der Prozessoptimierung widmen, sollten Sie nun die Inhalte der Prozesslandschaft kennenlernen, welche Sie beim „Prozesslandschaft erstellen“ benötigen.


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Managementprozesse – Was steckt wirklich dahinter?

Als erste Prozesskategorie möchten wir uns näher mit den Managementprozessen beschäftigen. Davon war sicher auch in Ihrem Unternehmen schon die Rede – nur unter anderem Namen! Managementprozesse werden auch als Führungsprozesse betitelt, da diese die Prozesse der obersten Leitung betreffen. In der ISO 9001 können unter die Managementprozesse folgende Teilprozesse fallen:

  • Verantwortung der Leitung
  • Ressourcenmanagement
  • Messung, Analyse, Verbesserung
  • Risikomanagement

Im Prozess „Verantwortung der Leitung“ folgt nun für Sie (bzw. die Leitungsebene) die Festlegung Ihrer Qualitätspolitik unter Berücksichtigung der bereits erarbeiteten Erfolgsentscheidenden Faktoren (EEF). Anschließend können hieraus Ihre Qualitätsziele abgeleitet werden. Qualitätsziele werden im Allgemeinen für die relevanten Funktionsbereiche und Unternehmensebenen festgelegt. Nachdem Sie in Ihren Managementprozessen den Prozessablauf Ihres Controllings festgelegt haben, gilt es nun diesen konkret mit Kennzahlen zu belegen. Zusätzlich dazu müssen im Rahmen eines Risikomanagements Risiken ermittelt und bereits ein Auditprogramm festgelegt werden.

Unser Tipp:
Überprüfen Sie Ihre Qualitätspolitik und -ziele mit einer Kundenzufriedenheitsanalyse. Sie werden staunen, welche Potenziale sich daraus ableiten lassen. Geben Sie nun Ihre Qualitätsziele bei Ihren Mitarbeitern bekannt. In Bezug auf Ihre Mitarbeiter ist im Rahmen Ihres Qualitätsmanagementsystems bzw. Ihrer ISO 9001 Zertifizierung auch deren Qualifikationsstand darzustellen. Hierzu wird von der ISO 9001 explizit gefordert, dass entsprechende Qualifikationen durch Schulungen erworben oder aufrechterhalten werden müssen. Daher sollten Sie in diesem Schritt einen Schulungsplan für Ihre Mitarbeiter erstellen und selbstverständlich auch umsetzen.


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Operative Geschäftsprozesse – Was steckt wirklich dahinter?

Unter den operativen Geschäftsprozessen fallen alle Kernprozesse, also alle Prozesse mit wertschöpfendem Charakter. Die operativen Prozesse reichen vom Marketing/Vertrieb, Prozesse der Beschaffung von Waren, über die Prozesse des Projektmanagements bis hin zu den Fertigungsprozessen und dem Vertrieb.

Bei produzierenden Unternehmen müssen speziell die Fertigungsprozesse und Qualitätsprüfungen geplant werden! Ganz egal, in welcher Branche Sie auch tätig sind, sind im Rahmen der operativen Geschäftsprozesse der Wareneingang zu organisieren, qualitätsrelevante Lieferanten zu analysieren und zu bewerten. Dabei sollten Sie darauf achten Qualitätssicherungsvereinbarungen mit den Lieferanten abzuschließen und Kundeneigentum zu identifizieren und zu kennzeichnen.


Unterstützende Prozesse – Was steckt wirklich dahinter?

Unterstützende Prozesse bilden das letzte Glied in Ihrer Prozesslandschaft und sind durchaus nicht zu vernachlässigen. Sie stützen die operativen Geschäftsprozesse und tragen somit unmittelbar zur Wertschöpfung bei. In der ISO 9001 können unter unterstützende Prozesse folgende Teilprozesse fallen:

  • Instandhaltung
  • Informationsmanagement
  • Qualitätssicherung

In diesem Zuge der Ermittlung von unterstützenden Prozessen gilt es auch die Arbeitsumgebung und Infrastruktur im Betrieb zu überprüfen. Eine Möglichkeit zur Prüfung, inwieweit Ihre Infrastruktur und Arbeitsumgebung geeignet ist, kann mit dem Prozess der Qualifizierung abgedeckt werden. Die Qualifizierung dient der Sicherstellung, dass Maschinen, Fertigungsanlagen und -techniken reibungslos arbeiten und zu den erwarteten Ergebnissen führen. Daher sollten Sie während der Prozesslandkartenerstellung Wartungspläne für Maschinen und Einrichtungen anfertigen und Ihren Mitarbeiten die Pflichten im Bereich Arbeitssicherheit lehren.


Möchten Sie sehen, wie Ihre Prozesslandschaft aussehen könnte?

Hier haben wir für Sie eine beispielhafte Prozesslandschaft zur Darstellung Ihrer Prozesse in einem Qualitätsmanagementsystem ISO 9001 erstellt. Aufgeteilt nach Managementprozessen, operativen Geschäftsprozessen und unterstützenden Prozessen, werden die jeweiligen Unterprozesse eines QM-Systems sowohl für produzierende Betriebe als auch Dienstleitungsunternehmen dargestellt.