Die Dokumentation unseres Energiemanagementsystems besteht im herkömmlichen Sinne aus einem Handbuch als Dokumentenmanagementsystem. Sie dient dazu, allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen einen Überblick über das Energiemanagementsystem zu geben. Zudem macht es die notwendigen Vorgaben und stellt Aufzeichnungen sicher. Alle Dokumente müssen dabei nach der Lenkung und Aufbewahrung der Dokumente im Sinne der Energiemanagement ISO 50001 eindeutig mit Titel und Datum gekennzeichnet sein. Der Umfang der Dokumentation hängt dabei von der Größe und Komplexität der Organisation sowie der Qualifikation der Mitarbeiter ab. Kernelement der Dokumentation ist typischerweise ein Handbuch, in dem gegebenenfalls auf weitere Dokumente verwiesen wird.
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Welche Dokumente müssen in einem Energiemanagementsystem / Handbuch enthalten sein?
Die DIN EN ISO 50001 fordert, dass die Kernelemente des Energiemanagementsystem und deren Zusammenspiel dokumentiert werden, dies kann in Papier-, elektronischer oder sonstiger Form geschehen. Die Dokumentation muss aber stets folgende Punkte enthalten:
- Geltungsbereich und Grenzen des Energiemanagementsystem sowie die Energiepolitik
- strategische und operative Energieziele sowie die Aktionspläne, von der Norm vorgeschriebenen Dokumente und Aufzeichnungen und Dokumente, die die Organisation selbst für notwendig hält.
UNSER TIPP – Dokumentenmanagementsystem:
Denken Sie bei der Erstellung der Dokumentation daran, dass diese kein Selbstzweck ist, sondern Ihr Energiemanagementsystem unterstützen soll. Sie müssen sich daher immer die Frage stellen: Wofür brauchen wir dieses Dokument? In größeren Betrieben wird eine umfangreichere Dokumentation oftmals notwendig sein, damit alle die gleichen Informationen bekommen. Aber auch hier gilt: Es nutzen nur solche Dokumente etwas, die auch gelesen werden. Achten Sie daher bei der Erstellung auf eine zielgruppengerechte, verständliche Sprache. Am einfachsten gelingt dies, wenn die „Betroffenen“ das Dokument selbst erstellen und Sie dies lediglich auf Erfüllung der Anforderungen kontrollieren.
Betriebe, die bereits ein Qualitäts-, Umwelt- oder Arbeitsschutzsystem betreiben, können in der Regel zumindest ein Teil der dort eingeführten Verfahren auch für das Energiemanagementsystem nutzen. Wer ein ein integriertes Managementsystem hat, muss zusätzliche Dokumentationsanforderungen der ISO 50001 beachten.
Die Lenkung von Dokumenten im Sinne der ISO 50001
Zur Kontrolle der Dokumente fordert DIN EN ISO 50001, dass Dokumente vor ihrer Herausgabe auf Eignung geprüft, regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Dabei müssen Änderungen und der aktuelle Revisionsstand stets erkennbar und nachweisbar sein. Aktuelle Versionen sollten immer dort verfügbar sein, wo sie verwendet werden sollen. Also bei Ihren Mitarbeitern oder am jeweiligen Arbeitsplatz, denn damit verhindern Sie bereits die unbeabsichtigte Nutzung überholter Dokumente.
Achten Sie wie bereits beschrieben immer darauf, dass die Dokumente gut lesbar sind und leicht identifizierbar bleiben – denn nicht nur Sie wenden die Dokumente an, sondern Ihre Mitarbeiter. Ermitteln Sie zudem bei notwendigen Dokumente den externen Ursprung und überwachen Sie deren Verteilung im Unternehmen.
Dokumentenmanagementsystem – Erstellung und Prüfung von Dokumenten
Die für das Energiemanagementsystem notwendigen Dokumente wurden entweder vom Energiemanagementbeauftragten vorgeschlagen und im Energieteam beschlossen oder von einzelnen Abteilungen für nötig gehalten und dort beschlossen. Beide Stellen können auch den Bedarf an neuen Dokumenten feststellen. In jedem Fall wurde / muss zusammen mit dem Beschluss zur Erstellung neuer Dokumente auch festgelegt werden, wer das Dokument erstellt („Ersteller“).
An der Erstellung des Entwurfs sollen möglichst Mitarbeiter beteiligt sein, die in dem Prozess auch tätig sind. So wird die Verständlichkeit des Dokuments für die Kollegen sicher gestellt. Erstellte Entwürfe für neue Dokumente werden vom Untersteller an die entsprechende Führungskraft zur Prüfung weitergeleitet.
Bei der Prüfung werden die im Dokument enthaltenen Anweisungen daraufhin geprüft, ob sie so wie beschreiben tatsächlich verbindlich für alle betroffenen Mitarbeiter sein sollen. Ist der Prüfer mit dem Dokument oder einzelnen Passagen nicht einverstanden, werden diese Punkte mit dem Ersteller geklärt und ggf. geändert. Ist eine Einigung nicht möglich, werden offene Punkte mit dem Energiemanagementbeauftragten oder ggf. der Geschäftsführung besprochen und geklärt. Geprüfte Dokumente werden dem Energiemanagementbeauftragten zugeleitet, der sie auf Konformität mit Normanforderungen prüft. Ist dieses nicht der Fall, nimmt der Energiemanagementbeauftragte Rücksprache mit dem Ersteller und klärt offene Fragen. Der Ersteller leitet einen erneuten Freigabeschritt für die geänderte Fassung ein. Alle Mitarbeiter, die im Dokument mit Verantwortlichkeiten oder Mitwirkungspflicht erwähnt sind, werden per E-Mail auf die Veröffentlichung hingewiesen und müssen die Kenntnisnahme schriftlich bestätigen.
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Aktualisierung von Dokumenten – Dokumentenmanagementsystem
Freigegebene und veröffentlichte Dokumente müssen vom Ersteller spätestens alle zwei Jahre auf fortdauernde Aktualität geprüft werden. Sind Dokumente weiter aktuell, informiert der Ersteller den Energiemanagementbeauftragten über die erfolgte Prüfung. Besteht Änderungsbedarf, führt der Ersteller die Änderung durch. Zudem leitet er erneut die beschriebenen Freigabe- und Prüfschritte sowie ggf. notwendige Unterweisungen ein. Bei der Verteilung ausgedruckter Dokumente ist der Empfänger dafür verantwortlich, nicht mehr gültige Vorgänger-Fassungen zu beseitigen. Vorgänger-Fassungen werden vom Energiemanagement-Beauftragten für mindestens drei Jahre in einem öffentlich nicht zugänglichen Laufwerk archiviert. Wird dem Energiemanagementbeauftragten nach zwei Jahren keine erfolgte Prüfung gemeldet und keine aktualisierte Fassung zugeleitet, erinnert dieser den Ersteller an seine Prüfpflicht.
