Die Einführung eines Umweltmanagementsystems (UMS) nach ISO 14001 ist ein strukturierter Prozess, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Umweltleistung zu verbessern und ihre Umweltverpflichtungen zu erfüllen. Dabei werden Engagement und systematisches Vorgehen erfordert, es wird jedoch mit langfristigen Vorteilen sowohl für das Unternehmen als auch für die Umwelt belohnt. Die Einführung der ISO 14001 in einem Unternehmen bietet dabei eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl ökologische als auch wirtschaftliche Aspekte umfassen. Ein gut implementiertes Umweltmanagementsystem kann dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu stärken, seine Umweltauswirkungen zu reduzieren und einen positiven Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung zu leisten.
Wenn Sie nun vor der Aufgabe stehen ein Umweltmanagementsystem einzuführen und dieses erfolgreich zertifizieren zu lassen, nutzen Sie die nachfolgend aufgeführten wichtigsten Schritte als ersten Leitfaden.
Schritt 1 – Einführung ISO 14001 zur Zertifizierung Ihres UM-Systems
Die Verpflichtung des Managements ist ein entscheidender erster Faktor bei der Einführung eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001. Eine starke Unterstützung durch die oberste Führungsebene ist unerlässlich, da sie die Richtung vorgibt und die notwendigen Ressourcen bereitstellt. Die Führungsebene muss sicherstellen, dass ausreichende finanzielle, personelle und technische Ressourcen zur Verfügung stehen, um die Umweltauswirkungen des Unternehmens zu steuern und zu minimieren.
Ist die Verpflichtung des Managements geregelt, ist anschließend eine Betriebsbegehung erforderlich. Gehen Sie weg von Ihrem Arbeitsplatz und führen Sie eine ausführliche Betriebsbegehung durch. Ziehen Sie aus der Besichtigung objektive Erkenntnisse zur Unternehmenssituation und achten Sie dabei speziell auf die umweltrelevanten Faktoren und Umweltauswirkungen, die bei den unterschiedlichen Tätigkeiten im Unternehmen zusammenhängen.
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Schritt 2 – Zieldefinition und Festlegung Ihres UM-Projektteams
Für die Einführung Umweltmanagementsystem sind nun der Umfang sowie die erwünschten Ziele festzulegen. Bilden Sie hierfür ein UM-Projektteam, mit dem Sie den Umfang und die Ziele, z.B. im Bereich Umweltschutz, planen. In der Regel setzt sich das UM-Projektteam aus einem Projektleiter und Mitarbeiter des Unternehmens zusammen, hierfür müssen Ressourcen bereitstehen. Oftmals wird zur Absicherung noch ein externer Berater zu Rate gezogen. Nachdem nun das Grobkonzepts Ihres Projekts „Einführung der ISO 14001“ festgelegt wurde, gilt es nun den zeitlichen Rahmen und die anstehenden Arbeiten zu definieren. Anfallende Arbeit wäre hier unter anderem die Sichtung von Betriebsunterlagen, relevanten Rechtsvorschriften, Umweltauswirkungen oder auch die Zusammenfassung der bereits getroffenen Umweltschutzmaßnahmen.
Machen Sie aus Ihren Mitarbeitern Beteiligte – Das gelingt Ihnen jedoch nur wenn Ihre Mitarbeiter entsprechende Kenntnisse zum Umweltmanagement ISO 14001 haben. Führen Sie daher eine Schulung durch oder schicken Sie Ihre Mitarbeiter zu Lehrgängen der ISO 14001, damit diese das Grundverständnis der Norm ISO 14001 verstehen und Sie bei der Einführung tatkräftig unterstützen können. Anschließend sollten Sie das weitere Vorgehen in einem „Kickoff-Meeting“ mit allen in das UM-Projekt involvierten Personen (oberste Leitung, Mitarbeiter, UM-Projektteam, Betriebsverantwortlich etc.) besprechen. Definieren Sie an dieser Stelle die für Ihr zukünftiges Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 zwingend geforderte Umweltpolitik und geben Sie diese im Unternehmen bekannt.
Umweltpolitik
Diese Politik sollte auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sein und den Rahmen für die Festlegung von Umweltzielen und -maßnahmen bieten. Die Umweltpolitik muss die Verpflichtung des Unternehmens zur Einhaltung relevanter gesetzlicher und anderer Anforderungen, zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung und zur Vermeidung von Umweltverschmutzung deutlich machen. Es ist wichtig, dass diese Umweltpolitik innerhalb des Unternehmens kommuniziert wird, damit alle Mitarbeiter die Umweltziele und -verpflichtungen verstehen und unterstützen können. Nur durch eine klare und konsequent umgesetzte Umweltpolitik kann das Umweltmanagementsystem effektiv sein und zu einer verbesserten Umweltleistung führen.
Schritt 3 – Die Bestandsaufnahme und Bewertung des Umweltmanagement im Unternehmen
Die Bestandsaufnahme ist ein kritischer erster Schritt bei der Einführung eines Umweltmanagementsystems (UMS) nach ISO 14001. Sie hilft dabei, den aktuellen Status der Umweltaktivitäten und -leistungen des Unternehmens zu verstehen und bildet die Grundlage für die weiteren Schritte zur Implementierung des Systems. Legen Sie nun entsprechend des Betrachtungszeitraums die Betriebseinheiten und Ansprechpartner Ihres ISO 14001 Umweltmanagementsystems fest. Beginnen Sie nun mit der Analyse und Bewertung aller vorhandenen umweltschutzrelevanten Informationen, Dokumente und Aufzeichnungen. So können Sie die Einhaltung dieser Aspekte durch ein „Legal-Compliance-Audit“ bestätigen.
Anschließend ist es nun Ihre Aufgabe mögliche indirekte und direkte Gefährdungen für die Umwelt in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Setzen Sie dabei den Fokus auf die Stoff- und Energieströme. Nachdem mögliche Gefährdungen für die Umwelt ermittelt wurden, folgt nun die Bewertung von Risikopotenzialen der umweltrelevanten Prozesse und Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen. Die Bewertung sollte dabei unter normalen und unter Notfallbedingungen durchgeführt werden. Mit dem gewonnen Ergebnis heißt es nun die vorhandenen Umweltschutzmaßnahmen sowie Umweltanlagen und Einrichtungen zu erfassen und zu bewerten. Die Erfassung dient Ihnen zur Beurteilung aller nicht konformen Begebenheiten zu den Normvorgaben der ISO 14001.
Schritt 4 – Die Erstellung Ihres Umweltrechtskatasters und Ihrer Prioritätenliste
Wichtig für die spätere ISO 14001 Zertifizierung, ist die Erstellung eines Umweltrechtskatasters mit allen zutreffenden Gesetzen, Verwaltungsvorschriften, Verordnungen, Satzungen, technischen und berufsgenossenschaftlichen Regeln. Für Ihr weiteres Vorgehen bei der Einführung eines Umweltmanagementsystem im Unternehmen und zu dessen Zertifizierung, ist zudem eine Prioritätenliste zur Umsetzung des bei der Aufnahme festgestellten Handlungsbedarfes zwingend fest zu legen.
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Schritt 5 – Der Aufbau Ihrer Prozesslandschaft nach ISO 14001
Durch die bereits erstellte Umweltpolitik können Sie nun Ihre Umweltmanagementziele sowie Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme (Umweltbetriebsprüfung) ableiten. Informieren Sie anschließend diejenigen Mitarbeiter, die von der Einführung Umweltmanagementsystem der ISO 14001 direkt betroffen sind, über die Umweltpolitik, die Ziele und Programme zum Umweltmanagement-System.
Weiter sollten Kennzahlen für Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen vergeben werden, welche Auswirkungen auf die Umwelt haben. Damit können diese Aspekte bei der späteren ISO 14001 Zertifizierung überprüft werden. Bestellen Sie nun den für Ihr Umweltmanagementsystem verantwortlichen Beauftragten und legen Sie die dabei genauen Aufgaben des UMBs fest. Ermitteln Sie gegebenenfalls den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter zur Einführung des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001. Führen Sie diese Schulungen zum ISO 14001 Normen-System anschließend durch. Nachdem Sie den Schulungsbedarf festgelegt haben sollten Sie die internen und externen Kommunikationsverantwortlichen kommunizieren.
Bauen Sie nun ein Notfallmanagement auf, welches die Verhaltensweisen bei potenziellen Notfallsituationen regelt und dabei klare Angaben zur Notfallvorsorge beinhaltet. Nun gilt es im weiteren Vorgehen die Prozesslandschaft des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 zu erstellen. Die Prozesslandschaft gibt Auskunft über alle Prozesse und beinhaltet deren Dokumentation durch Verfahrensanweisungen, Betriebsanweisungen sowie Arbeitsanweisungen.
Schritt 6 – Die Durchführung und Definition der Kontroll- und Korrekturmaßnahmen
Ein zentraler Bestandteil der ISO 14001-Implementierung ist die Definition und Durchführung von Kontroll- und Korrekturmaßnahmen. Diese dienen dazu, die Einhaltung der Umweltpolitik und gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Zunächst werden durch interne Audits und Managementbewertungen Abweichungen und Nichtkonformitäten identifiziert. Anschließend werden konkrete Korrekturmaßnahmen festgelegt, um die Ursachen dieser Abweichungen zu beseitigen und ein Wiederauftreten zu verhindern. Die Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen wird regelmäßig überprüft und dokumentiert. Durch die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der Kontroll- und Korrekturmaßnahmen trägt das Unternehmen zur ständigen Optimierung seines Umweltmanagementsystems bei.
Schritt 7 – Die Planung und Durchführung vom Internen Audit ISO 14001
Interne Audits sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Umweltmanagementsystems nach ISO 14001. Sie dienen dazu, die Konformität des Systems mit den Anforderungen der Norm zu überprüfen, die Wirksamkeit der Prozesse zu bewerten und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Die Planung eines internen Audits nach ISO 14001 umfasst die Festlegung von Zielen, Umfang und Zeitplan. Hierbei werden Auditoren ausgewählt, die über ausreichende Kenntnisse verfügen und dabei unabhängig sind. Ein detaillierter Auditplan mit Checklisten sowie Stichprobenplänen wird erstellt, um eine strukturierte und effiziente Durchführung zu gewährleisten.
Die Durchführung eines internen Audits nach ISO 14001 beinhaltet die systematische Überprüfung der Übereinstimmung des Umweltmanagementsystems mit den Anforderungen der Norm. Dabei werden durch Beobachtung, Befragung und Dokumentenprüfung die Prozesse, Verfahren und Aufzeichnungen auf ihre Wirksamkeit und Konformität hin untersucht. Die Ergebnisse des Audits werden in einem Bericht festgehalten, der die festgestellten Abweichungen und Verbesserungspotenziale aufzeigt.
Schritt 8 – Die Umweltmanagementbewertung (Review)
Die Umweltmanagementbewertung ist ein zentraler Bestandteil eines jeden ISO 14001-zertifizierten Unternehmens. Sie dient dazu, die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems (UMS) regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass es weiterhin die gesetzten Umweltziele erfüllt. Die Bewertung prüft dabei, ob das UMS die beabsichtigten Ergebnisse erzielt und ob es kontinuierlich verbessert wird. Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten werden aufgedeckt, um die Umweltleistung weiter zu steigern.
Die Ergebnisse der Bewertung dienen dann als Grundlage für Entscheidungen über Änderungen oder Verbesserungen am UMS. Zudem wird die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Vorschriften wird überprüft.
Schritt 9 – Die Vorbereitung auf die Zertifizierung nach ISO 14001
Nachdem Sie Ihr System eingeführt und bewertet haben, können Sie eine Zertifizierungsstelle auswählen und ein ISO 14001 Zertifikat erhalten. Hierzu müssen Sie einen Vertrag mit dem gewählten Zertifizierer schließen. Wie Sie bei der Auswahl der Zertifizierungsstelle vorgehen, haben wir Ihnen auf der Seite ISO 14001 Zertifizierungsstellen zusammengefasst.
Schritt 10 – Die Aufrechterhaltung sowie kontinuierliche Verbesserung des ISO 14001 Umweltmanagementsystems
Die Aufrechterhaltung sowie kontinuierliche Verbesserung eines ISO 14001 Umweltmanagementsystems erfolgt durch regelmäßige interne Audits, die die Konformität mit den Anforderungen der Norm überprüfen. Zusätzlich werden die Ergebnisse dieser Audits sowie die Leistung des Systems in Managementbewertungen ausgewertet, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Maßnahmen zur Umsetzung zu ergreifen. Die Anpassung des Systems an veränderte Bedingungen sowie die Schulung der Mitarbeiter sichern langfristig die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems.