Welche ISO 14001 Anforderungen für Dokumentenmanagement gibt es?

So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Dies ist die erfolgversprechende Formel, um ein Managementsystem in angemessenem Umfang zu dokumentieren und den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Eine angemessenes Dokumentenmanagement dient dabei dem reibungslosen Ablauf des Umweltmanagement System ISO 14001 im Alltagsbetrieb ebenso, wie der Information der Mitarbeiter und ist letztendlich die Voraussetzung für die externe Zertifizierung des Systems. Die Dokumentation muss daher einerseits auf die Bedürfnisse und Bedingungen der Organisation zu-geschnitten sein, jedoch andererseits auch die Anforderungen der DIN EN ISO 14001 erfüllen.

Mindestanforderungen an ein Dokumentenmanagement System ISO 14001

Die Entwicklung einer klar strukturierten Dokumentation ist eine der wichtigsten Erfolgsgrundlagen für eine reibungslose Einführung und die spätere Aufrechterhaltung bzw. Weiterentwicklung eines Umweltmanagement System ISO 14001. Die Norm verlangt, dass das Dokumentenmanagement des Umweltmanagementsystems einerseits die von der ISO 14001 geforderte dokumentierte Information und andererseits, die dokumentierte Information, welche das Unternehmen für die Wirksamkeit des UM-Systems als notwendig betrachtet, enthält.

Außerdem legt die DIN EN ISO 14001 sehr großen Wert auf die Mitarbeiterbeteiligung, da die Mitarbeiter die eigentliche treibende Kraft für die kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung und die erfolgreiche Verankerung des Umweltbewusstseins in der Organisation sind.

Eine gut verständliches Dokumentenmanagement erleichtert somit später die innerbetriebliche Kommunikation der Umweltaspekte:

• Sie können Umweltpolitik und Umweltziele nur dann planmäßig umsetzen, wenn diese den Mitarbeitern bekannt sind und sie diese verstehen.
• Die DIN EN ISO 14001 fordert eine Differenzierung der Dokumente in Vorgabedokumente (Soll-Darlegung) und Aufzeichnungen (Ist-Ergebnis), um die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems anhand eines Soll-Ist-Vergleichs nachvollziehen zu können.

Der Begriff Dokumentierte Information

Der Begriff Dokumentierte Information ersetzt die Begriffe „Dokumentation“, „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“, die vor der Revision ISO 14001:2015 in früheren Ausgaben dieser Norm verwendet wurden. Die neue ISO 14001:2015 versteht unter dokumentierte Information folgendes:

Information, die von einer Organisation (3.1.4) gelenkt und aufrechterhalten werden muss,
und das Medium auf dem sie enthalten ist

Die dokumentierte Information kann laut Vorgaben der Norm in jeglichem Format oder Medium vorliegen sowie aus jeglicher Quelle entstammen. Der Begriff kann sich dabei auf das Umweltmanagementsystem inklusive der damit verbundenen Prozesse, auf Informationen oder auf Nachweise zu erreichten Ergebnissen beziehen. Der Umfang der für ein Umweltmanagementsystem benötigten dokumentierten Information kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Einerseits ist dies abhängig von der Größe des Unternehmens, der Art der Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen. Auch die Komplexität der Unternehmensprozesse sowie deren Wechselwirkungen haben Einfluss auf den Dokumentenumfang.

Darüber hinaus muss die Organisation sicherstellen, dass die dokumentierte Information angemessen gekennzeichnet und beschrieben (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) ist und in einem angemessenen Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Grafiken) sowie auf einem geeigneten Medium (z. B. elektronisch oder auf Papier) zugänglich gemacht wird. Eine angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit ist seitens der Organisation sicherzustellen. Bezüglich der Lenkung dokumentierter Information muss ein Unternehmen gewährleisten, dass die dokumentierte Information verfügbar und für die Verwendung geeignet ist. Ebenfalls müssen Sie diese schützen.

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Die Dokumentationspyramide der ISO 14001

Im Folgenden wird näher auf die verschiedenen Bereiche, für die eine dokumentierte Information gefordert sind eingegangen. Wir zeigen Ihnen, wie diese zu interpretieren und in Ihrer Organisation zu implementieren sind. Die Dokumentation im Dokumentenmanagement der ISO 14001 muss in geeigneter Form (Papier oder elektronisch) vorliegen und für die Mitarbeiter der Organisation und – in eingeschränktem Umfang – sogar für die interessierte Öffentlichkeit zugänglich sein. Dokumentierte Informationen dienen dabei als Nachweisdokumente. In diesen wird der Ist-Zustand innerbetrieblicher Tätigkeiten und Prozessergebnisse bewiesen. Sie sind damit sowohl interne Belege, als auch Nachweise gegenüber externen Parteien, wie Kunden und Behörden.

Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems

Die ISO 14001:2015 fordert die Erstellung eines Umweltmanagementhandbuchs nicht mehr explizit.  Stattdessen fordert die Norm, dass Unternehmen den Anwendungsbereich des UM-Systems als dokumentierte Information aufrechterhalten und interessierten Parteien zur Verfügung stellen muss. So erhalten alle interessierten Parteien einen Überblick über das Managementsystem und erfahren,  wo welche umweltbezogenen Prozesse im Unternehmen stattfinden.

Formulierung und Dokumentation einer Umweltpolitik

Die Umweltpolitik soll auf eine, für die Organisation angemessene Weise, eine zentrale Richtlinie für das Umweltverhaltender Organisation darstellen. Als Selbstverpflichtung zur Verbesserung der Umweltleistung und Leitgedanke für die Organisation sollten Sie diese so früh wie möglich dokumentieren. Über die interne Mitteilung hinaus, muss die Umweltpolitik auch der Öffentlichkeit zugänglich sein (z.B. mittels Flyer oder Internet).

Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

Risiken und Chancen, die Sie berücksichtigen müssen, muss die Organisation als dokumentierte Information aufrechterhalten. Eine dokumentierte Information muss auch für solche Prozesse, die für die Erfüllung der Normforderungen notwendig sind, aufrechterhalten. So stellt das Unternehmen sicher, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt werden. Im Rahmen der Erarbeitung von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen muss auch über bedeutende Umweltaspekte und den damit einhergehenden bindenden Verpflichtungen eine dokumentierte Information erstellt und aufrechterhalten werden. Dabei muss das Unternehmen seine (bedeutenden) Umweltaspekte und damit verbundene Umweltauswirkungen sowie Kriterien, die zur Bestimmung ihrer bedeutenden Umweltaspekte verwendet wurden, berücksichtigen.

Umweltziele und Planung zu deren Erreichung

Auch zur Festlegung der Umweltziele muss eine dokumentierte Information aufrechterhalten werden. Wichtig ist, dass die Umweltziele im Einklang mit der Umweltpolitik stehen, messbar sind, Sie diese überwachen und vermitteln und, falls erforderlich, auch aktualisieren. Außerdem müssen die Umweltziele dabei den bedeutenden Umweltaspekten und damit verbundenen bindenden Verpflichtungen der Organisation Rechnung tragen, und ihre Risiken und Chancen berücksichtigen.

Weitere Bereiche für die eine dokumentierte Information aufrechterhalten werden muss:

Dokumentierte Information als Nachweis…

• der Kompetenz der Mitarbeiter
• für die Unternehmenskommunikation
• der Ergebnisse der Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
• der Umsetzung des Auditprogramms und der Auditergebnisse
• der Ergebnisse der Managementbewertung
• der Art von Nichtkonformitäten, der getroffenen Korrekturmaßnahmen sowie der Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen