Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten sollten, wie Sie Ihre Prozesslandschaft / Prozesslandkarte erstellen und wie Sie somit eine Prozessoptimierung erreichen! Eine Prozesslandkarte im Kontext eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 ist ein Diagramm, das die verschiedenen Prozesse einer Organisation und ihre Wechselwirkungen darstellt, um die Umweltleistung zu überwachen und zu verbessern. Sie hilft, die Struktur und die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens zu visualisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Umweltaspekte berücksichtigt werden. Dabei erfassen Sie Ihre Aufbau- und Ablauforganisation und stellen sie strukturiert mittels der Prozesslandkarte dar.
Bitten denken Sie im Zuge der Erstellung Ihrer Prozesslandschaft (Prozesslandkarte) ebenfalls daran, die Prozessverantwortlichen mit festzulegen – das spart Ihnen später unnötiger Aufwand und Zeit. Ihre Prozesslandschaft können Sie dabei grundsätzlich in 3 unterschiedliche Prozesskategorien einteilen, den Managementprozessen, den operativen Prozessen und den unterstützenden Prozessen. Bevor wir uns der Prozessoptimierung widmen, sollten Sie nun die Inhalte der Prozesslandkarte kennenlernen, welche Sie benötigen. Was versteht man unter den einzelnen Prozesskategorien und welche Prozesse sind dort angegliedert?
Prozesslandkarte: Managementprozesse – Was versteht man hierunter?
Bei der ersten Prozesskategorie beschäftigen wir uns näher mit den Managementprozessen. Sie werden auch als Führungsprozesse verstanden, da diese die Prozesse der obersten Leitung betreffen. Managementprozesse sind übergeordnete Prozesse, die das gesamte Unternehmen betreffen und sicherstellen, dass die Geschäftsstrategie und -ziele effektiv erreicht werden. Diese Prozesse sind für die Planung, Steuerung und Überwachung der Unternehmensaktivitäten verantwortlich. In der Prozesslandschaft einer Organisation nach ISO 14001 spielen Managementprozesse eine zentrale Rolle, da sie die Grundlage für ein strukturiertes und systematisches Umweltmanagementsystem bilden. In der ISO 14001 können hierunter beispielsweise folgende Teilprozesse fallen:
Umweltplanung, Umweltpolitik & Umweltziele, Umweltprogramm
Stützend auf der Umweltpolitik sowie den Ergebnissen der Managementbewertung, der Eignung und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystemsystems und anderen Eingabeinformationen werden messbare Umweltziele festgelegt und deren Erfüllung in regelmäßigen Abständen von der obersten Leitung überprüft und bewertet. In Umweltprogrammen werden die getroffenen Maßnahmen zum Erreichen der Zielsetzungen dokumentiert.
Video: Was ist Umweltmanagement?
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Ressourcen, Aufgaben und Befugnisse
Um Ihr UM-System zu verwirklichen, aufrechtzuerhalten sowie ständig zu verbessern werden finanzielle, technische, personelle und andere Ressourcen benötigt. Die Sicherstellung der hierzu notwendigen Ressourcen ist in allen Bereichen ein wesentliches Element für die Verwirklichung, Aufrechterhaltung, Verbesserung und Ausweitung unserer Umweltleistungen. Ihre Oberste Leitung sollte diese Forderung in jedem Falle anerkennen und die notwendigen Ressourcen hierzu bereit stellen.
Überwachung & Messung
Die Überprüfung und Messung der umweltrelevanten Abläufe sollte in Ihrem Unternehmen geplant und systematisch gemäß der Prozessbeschreibung zur Überwachung Messung durchgeführt. Verantwortlich hierfür ist der Umweltmanagementbeauftragte, der die weiteren Schritte in den Abteilungen veranlasst. Die aus solchen Messungen und Bewertungen abgeleiteten Informationen werden auch als Eingabe für die Managementbewertung verwendet, um sicherzustellen, dass die ständige Verbesserung des Umweltmanagementsystems gewährleistet ist
Interne Audits
Bei den internen Audits wird stichprobenartig die Einhaltung und Wirksamkeit der Elemente des Umweltmanagementsystems überprüft. Umweltaudits werden in allen Bereichen mit umweltrelevanten Tätigkeiten in festgelegten Intervallen, jedoch mindestens 1x pro Jahr, durchgeführt. Hierbei werden alle relevanten Systemelemente überprüft. Außerplanmäßige Audits kann der Umweltmanagementbeauftragte bei organisatorischen oder systembedingten Änderungen, bei der Einführung neuer Produkte oder Verfahren, vermehrtem Auftreten von Problemen, Abweichungen von umweltrelevanten Regelungen, Änderungen von gesetzlichen Vorgaben oder Reklamationen sowie als Voraudit zu externen Audits veranlassen.
Prozesslandkarte: Operative Geschäftsprozesse – Was versteht man hierunter?
Unter den operativen Geschäftsprozessen fallen alle Kernprozesse, also alle Prozesse mit wertschöpfendem Charakter. Operative Geschäftsprozesse sind die zentralen Tätigkeiten einer Organisation, die direkt zur Erstellung von Produkten oder zur Erbringung von Dienstleistungen beitragen. In der Prozesslandkarte eines Umweltmanagementsystems (UMS) nach ISO 14001 sind diese Prozesse entscheidend, da sie die Bereiche umfassen, in denen die meisten Umweltaspekte und -auswirkungen auftreten können. Eine effektive Kontrolle und Optimierung dieser Prozesse ist entscheidend für die Erreichung der Umweltziele und die Verbesserung der Umweltleistung der Organisation.
Ablauflenkung
Ablauflenkung im Kontext der ISO 14001 bezieht sich auf die Kontrolle und Steuerung der betrieblichen Prozesse, um sicherzustellen, dass sie mit den festgelegten Umweltzielen und -anforderungen übereinstimmen. Dies umfasst die Planung, Implementierung und Überwachung von Prozessen, um negative Umweltauswirkungen zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher und anderer Anforderungen sicherzustellen. In Ihrem Unternehmen müssen Sie vorhandene Abläufe und Prozesse, welche in Zusammenhang mit den ermittelten Umweltaspekten stehen, analysieren und beschreiben. Je früher desto besser sollte dabei deren Entwicklungs-, Produkt- und Prozessplanung und die Auswirkungen auf die Umwelt berücksichtigt werden. Besondere Beachtung erhalten jene Abläufe, welche in
Umweltaspekte – operativer Geschäftsprozess in der Prozesslandkarte
Umweltaspekte sind Elemente der Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation, die Wechselwirkungen mit der Umwelt verursachen oder verursachen können. Sie sind also die Quellen potenzieller Umweltbelastungen und -wirkungen.
Durch Ihren ernannten betrieblichen Umweltschutz leisten Sie einen Beitrag zum allgemeinen Schutz der Umwelt. Sie ermitteln die aus Ihren Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen resultierenden Umweltauswirkungen und bestimmen jene Umweltaspekte, die eine bedeutende Auswirkung auf die Umwelt haben oder haben können. Auch bei neuen Entwicklungen oder Veränderungen Ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen müssen dabei die Auswirkungen Ihrer Tätigkeiten betrachtet und geprüft werden, ob wesentliche Umweltauswirkungen vorliegen. Sie sollten neben den direkten Umweltaspekten, auch jene, welche Sie nicht direkt überwachen, sondern lediglich beeinflussen können (indirekte Umweltaspekte) ermitteln. Hier betrachten Sie wesentliche Auswirkungen in den vor- und nachgelagerten Abläufen sowie den unterstützenden Prozessen (Beschaffung, Design, Entwicklung, Verpackung, Transport, Verwendung und Entsorgung nach Gebrauch) als auch die Umweltauswirkungen durch Lieferanten, Dienstleister und durch den Verkehr.
Rechtliche Verpflichtungen
Sie als Unternehmen stellen sicher, dass Sie Kenntnis von den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen besitzen, die für Ihr Unternehmen gültig sind, und entsprechende Anforderungen in Ihr Managementsystem einbinden. Die für Ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen sowie behördlichen Anforderungen werden gem. dem Normpunkt 4.3.1 ff aufgeführt, ermittelt und mittels des UM Rechtskatasters überwacht. Einer der Normpunkte, nämlich die Aktualität der gültigen Rechtsvorschriften gewährleisten wir durch externe Dienstleister. Neuerungen und Änderungen der gesetzlichen Vorschriften müssen jedoch durch den Umweltmanagementbeauftragten hinsichtlich der Relevanz für Ihr Unternehmen überprüft werden.
Gefahrenabwehr & Notfallvorsorge
Im Hinblick auf vorhandene Gefährdungspotentiale sollten Sie in diesem Schritt Ihr Unternehmen analysieren und praktikable Strategien für eine effiziente Gefahrenabwehr sowie für Verhaltensregeln im Falle des Eintritts von Notfallsituationen entwickeln. Zur Vermeidung von Notfallsituationen, welche Auswirkungen auf den regelmäßigen Betrieb und die Umwelt haben können, und zur Abwehr von Gefahren bei Notfällen, sollten Sie dabei die Risiken und potentielle Unfallsituationen erfassen (mittels einer Prozessbeschreibung Notfallvorsorge), notwendige Anweisungen erstellen und entsprechende Schulungen bei Ihren Mitarbeitern durchführen.
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Lenkung von Aufzeichnungen
Sämtliche relevante Aufzeichnungen sind zu erstellen sowie zu archivieren. Somit erbringen Sie den Nachweis der Konformität mit den Anforderungen und des wirksamen Funktionierens Ihres Umweltmanagementsystems. Alle Aufzeichnungen müssen gut lesbar, leicht erkennbar sowie auffindbar sein.
Einhaltung von Rechtsvorschriften
Gem. der ISO 14001, Abschnitt 4.3.2 Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen muss in Bezug auf die Umweltaspekte des Unternehmens sichergestellt werden, dass Sie Kenntnis von den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen besitzen, die für Ihr Unternehmen gültig sind, und entsprechende Anforderungen in Ihr Managementsystem einbinden. Zusätzlich müssen Sie die Einhaltung der relevanten Gesetzesvorschriften gem. ISO 14001, Abschnitt 4.5.2 bewerten.
Nichtkonformitäten
Ihr Unternehmen stellt grundsätzlich sicher, dass ein Produkt, ein Prozess oder eine Dienstleistung, welche die umweltrelevanten Anforderungen nicht erfüllt, gekennzeichnet, unterbrochen und gelenkt wird, um Auswirkungen auf die Umwelt zu verhindern. So erkennen Sie Nichtkonformitäten in Ihrem Umweltmanagementsystem und können dann mit Sofortmaßnahmen, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen entgegenwirken und dokumentieren. Um Notfallsituationen sowie Störfälle im Betriebsablauf vorzubeugen, sollten Sie Maßnahmen ermitteln, um auch auf eventuell eintretende Unfälle reagieren zu können. Dadurch sind bedingte ungünstige Auswirkungen auf die Umwelt, Mitarbeiter und sonstige betroffene Bereiche zu verhindern oder zu mindern.
Prozesslandkarte: Unterstützende Prozesse – Was versteht man hierunter?
Unterstützungsprozesse sind essenziell für das reibungslose Funktionieren der operativen Geschäftsprozesse und das Erreichen der Umweltziele innerhalb eines Umweltmanagementsystems (UMS) nach ISO 14001. Sie bieten die notwendigen Ressourcen, Informationen sowie Dienstleistungen, die erforderlich sind, um die operativen Geschäftsprozesse effektiv zu unterstützen und zu verbessern.
Personalentwicklung / Fähigkeiten, Schulung & Bewusstsein
In diesem Prozess stellen Sie sicher, dass alle mit umweltrelevanten Tätigkeiten betrauten Personen im Unternehmen geschult sind. Somit verfügen sie über ausreichende Qualifikationen für die Ausführung ihrer Arbeiten. Für die Abstimmung von Schulungsprogrammen für Aus- und Weiterbildung sowie die Koordination und Überwachung von externen Schulungsmaßnahmen ist der Umweltmanagementbeauftragte und die Vorgesetzten verantwortlich. Da ein umweltbewusstes Handeln zu den Aufgaben eines jeden Mitarbeiters gehört, fördern die jeweiligen Vorgesetzten das Verantwortungsbewusstsein für die Umwelt auf allen Ebenen. Jeder Vorgesetzte sorgt innerhalb seines Bereichs dafür, dass seine Mitarbeiter laufend informiert und bei Bedarf geschult werden. Genauso wie er den Erfolg von Schulungsmaßnahmen überprüft und dokumentiert.
Kommunikation – Unterstützungsprozess in der Prozesslandkarte
Um die festgelegte Umweltpolitik inklusive Umweltzielen und Umweltleistungen erfüllen zu können, werden alle Mitarbeiter sowie interessierten Kreise Ihres Unternehmens einschließlich Kunden und Lieferanten informiert. Dabei wird zwischen der internen und externen Kommunikation unterschieden, welche Sie optimal in einer Kommunikationsmatrix abbilden.
Dokumentation & Lenkung von Aufzeichnungen
Die Dokumentation und Lenkung von Aufzeichnungen sind wesentliche Bestandteile eines Umweltmanagementsystems (UMS) nach ISO 14001. Diese Prozesse stellen sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst, verwaltet und zugänglich gemacht werden, um die Einhaltung der Umweltstandards zu gewährleisten und eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.