Die Forderungen der ISO 50001 sind Ihnen zwar im Ansatz bekannt, jedoch stehen Sie jetzt vor der Energiemanagementsystem (EnMS) Einführung nach ISO 50001 und möchten dieses anschließend erfolgreich zertifizieren zu lassen? Um ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 einzuführen, empfiehlt es sich, die verschiedenen Meilensteine systematisch abzuarbeiten. Dabei sollte das Energiemanagement-Team Arbeitspakete für die einzelnen Schritte der Implementierung definieren. Diese Arbeitspakete sind weiter zu untergliedern, um die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu analysieren und idealerweise grafisch darzustellen. Bestimmen Sie für jedes Arbeitspaket einen Verantwortlichen sowie weitere Mitarbeiter, die an der Umsetzung beteiligt sein sollten.
Mit dem Energieeffizienzgesetz (EnEfG) von 2023 wurde erstmals eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen eingeführt, ein Energie- oder Umweltmanagementsystem zu etablieren. Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte zur Einführung zusammengefasst, so dass Sie dieser Aufgabe sicher entgegentreten können.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Projektplanung
Sie sollten im ersten Schritt bei der Einführung eines Energiemanagementsystems nach ISO 50001 den geplanten Zeitrahmen sowie die Verantwortlichen festlegen, damit Sie den zeitlichen Ablauf Ihres Projektes „Energiemanagementsystem DIN EN ISO 50001“ inkl. Zeitrahmen abstecken können. Verantwortlichkeiten können Sie in einer Verantwortungs- und Aufgabenmatrix dokumentieren, in der Sie in der Sie auch notwendige Informationsflüsse festhalten können. Für die Überwachung der Einhaltung des erstellten Projektplans ist der Projektleiter zuständig. Dabei sollte die zeitliche Terminierung einzelner Projektschritte immer im Auge behalten werden. Kommt es dabei zu Planabweichungen , muss darauf mit Umplanungen reagiert werden. Um den Stand der Umsetzung des Energiemanagementsystems ISO 50001 bewerten und sich dann jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts verschaffen zu können, nutzen Sie am besten ein Formblatt zum Umsetzungsstand Energiemanagementsystem -Projekt.
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Schritt 2: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Ihr Vorhaben
Nicht nur Sie sollen hinter der Einführung eines Energiemanagementsystems stehen, sondern auch Ihre Mitarbeiter müssen von den Vorteilen eines praktizierten Energiemanagementsystems ISO 50001 überzeugt sein.
So sind Ihre Mitarbeiter ein entscheidender Erfolgsfaktor, ob die ISO 50001 im Unternehmen „gelebt“ wird oder einfach nur „Arbeitsaufwand“ bedeutet. Binden Sie daher gleich zum Anfang der Einführungsphase Ihre Mitarbeiter ein, denn diese kennen oftmals die Probleme vor Ort besser als so manche Führungskraft.
Ganz nach dem Motto: Machen Sie aus Betroffenen Beteiligte!
Als Betroffener wird versucht nicht erwünschte Arbeit zu umgehen, da diese Aufwand darstellt und lästig ist. Als Beteiligter wird der Hintergrund der Arbeit – der Sinn und Nutzen der Arbeit verstanden (z.B. Senkung Energiekosten) und somit wird motivierter mitgearbeitet. Daher machen Sie aus Betroffenen Beteiligte und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über das geplante Energiemanagementsystem ISO 50001, welche Verbesserung Sie sich davon versprechen und geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Richtung vor ,was dabei auf jeden Einzelnen und die gesamte Belegschaft zukommt.
Nutzen Sie diese möglichen Methoden, um Ihre Belegschaft zu informieren:
- Rufen Sie eine Mitarbeiterversammlung ein
- Schaffen Sie einen Informationsfluss ebenfalls durch die jeweiligen Vorgesetzten
- Bringen Sie Aushänge (Schwarzes Brett) an
- Senden Sie Rund-Mails
- Tätigen Sie Einträge im Intranet
Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter an die Seite und ziehen Sie an einem Strang … decken Sie im Rahmen des „gemeinsamen Projekts ISO 50001“ Energieverschwendung und Einsparmöglichkeiten auf (z.B. durch ein Energieaudit). Dabei sollten Ihren Mitarbeitern nicht nur Ihr Gehör geschenkt werden, sondern überlegen Sie sich auch eine Alternative, wie Ihre Mitarbeiter Ihnen schriftlich Verbesserungsvorschläge unterbreiten können.
Einführung ISO 50001 – Schritt 3: Legen Sie den Anwendungsbereich & die Grenzen des EnMS fest
Im nächsten Schritt sollten Sie den Anwendungsbereich Ihres Energiemanagementsystems ISO 50001 festlegen. Eine Konzeption in Gedanken reicht dabei nicht aus – fixieren Sie Ihren Plan schriftlich. Beachten Sie dabei, dass die Festlegung analog des entsprechenden Norm Kapitels der ISO 50001 (Kapitel 4.1) erfolgt. Der Anwendungsbereich eines Energiemanagementsystems (EnMS) beschreibt, welche Teile der Organisation und welche Aktivitäten, Produkte oder Dienstleistungen in das System einbezogen werden. Die Festlegung des Anwendungsbereichs ist entscheidend, um die Ziele des Energiemanagements effektiv zu erreichen.
Dabei entscheiden Sie, ob sich das Energiemanagementsystem ISO 50001 auf Ihr gesamtes Unternehmen, auf mehrere Standorte oder aber nur auf gewisse Bereiche oder wertschöpfende Prozesse (zum Beispiel die Produktion) im Unternehmen erstrecken soll.
Schritt 4: Beschreiben Sie Ihre Organisationsstruktur
Eines der grundlegenden Elemente eines jeden Managementsystems ist es, die Aufbauorganisation zu beschreiben. Dies geschieht am besten durch eine Darstellung Ihrer Prozesslandschaft. Zudem müssen die Verantwortlichkeiten für alle wichtigen Belange und Aufgaben des Managementsystems festzulegen. In der ISO 50001 ist dieser Aufgabe – abgesehen von 4.2 „Verantwortung des Top-Managements“ – zwar kein gesonderter Abschnitt gewidmet, er gehört jedoch ohnehin zu den gängigen Organisationspflichten der Obersten Leitung eines Unternehmens.
Eine strikte Dokumentation aller Verantwortlichkeiten und Aufgaben erleichtert dabei die spätere Überwachung und interne Auditierung im Zuge Ihres Energiemanagementsystems. Vermeiden Sie daher späteren Mehraufwand und legen Sie in diesem Schritt die Verantwortlichkeiten und Aufgaben schriftlich fest. Bei dieser Aufgabe ist es nicht allein damit getan, ein Organigramm zu erstellen. Ein Organigramm gibt die Aufbauorganisation grafisch wieder, beschreibt aber nicht die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Funktionen!
Nutzen Sie dabei für diese Aufgabe gerne bereits funktionierende Strukturen oder festgelegte Stellenbeschreibungen – ganz nach dem Motto „was funktioniert soll beibehalten werden“. Wo dies aber nicht der Fall ist und keine funktionierende Strukturen vorliegen, können Sie diese mit Hilfe eines Formblattes zur Stellenbeschreibung Energiemanagementbeauftragter ISO 50001 erstellen. Alternativ hierzu können Sie die wesentlichen Aufgaben auch im Energiemanagementhandbuch / Energiemanagementsystem direkt beschreiben.
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Schritt 5: Erarbeiten Sie die Energiepolitik – ISO 50001 4.3
Nutzen Sie die Energiepolitik als strategisches Instrument, um der Organisation sowie der Öffentlichkeit Ihre Ausrichtung in Bezug auf das Energiemanagement bekannt zu geben. Geben Sie in der Energiepolitik Ihrem Energiemanagement eine Orientierung und setzen Sie somit die Rahmenbedingungen für die Festlegung der Energieziele. Die Energiepolitik ist somit auch die Messlatte, anhand derer der Zertifizierer Ihr Energiemanagementsystem ISO 50001 bewerten wird.
Die folgenden Fragestellungen sollen Ihnen dabei helfen einen klaren Kurs zur Energiepolitik zu erhalten:
- Welche Überzeugungen und Grundwerte bestimmen unseren Umgang mit Energie?
- Warum ist die Einführung Energiemanagementsystem ISO 50001 so wichtig?
- Welche Leitlinien sollen unseren zukünftigen Umgang mit dem Thema Energie bestimmen?
Bitte beachten Sie, dass die Energiepolitik nicht mit den allgemeinen Unternehmensleitlinien kollidiert. Die Energiepolitik muss man nun innerhalb der gesamten Organisation, also auf allen Unternehmensebenen kommunizieren.
Schritt 6: Ermitteln Sie rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen gemäß ISO 50001 4.4.2
Bei der Ermittlung und Umsetzung der rechtlichen und anderen Anforderungen innerhalb Ihres Energiemanagementsystems sollten Sie an dieser Stelle wieder die Energiepolitik beachten. Denn in diesermuss bereits die Verpflichtung zur Einhaltung dieser Anforderungen enthalten sein. Ermitteln Sie die rechtlichen und anderen Anforderungen und deren Bezug zum Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch in Ihrem Unternehmen und stellen Sie sicher, dass diese eingehalten werden. Zur Sicherstellung der Einhaltung sind Verantwortlichkeiten sowie Abläufe zu regeln und kontinuierlich zu überwachen. Dies wird im Normkapitel der ISO 50001, Kap. 4.6.2 explizit von Ihnen gefordert.
Bei der Umsetzung dieser Anforderungen sollten Sie schließlich folgende Dokumente für Ihr Energiemanagementsystem ISO 50001 erstellen:
Prozessbeschreibung Rechtsanforderungen:
Die Prozessbeschreibung Rechtsanforderungen beschreibt, wie Sie schrittweise rechtliche sowie andere Anforderungen ermitteln, Bezüge zu Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch im Unternehmen aufzeigen und die Einhaltung geregelt, überwacht und bewertet werden kann.
Das Rechtskataster:
Das Rechtskataster stellt einen Auszug der rechtlichen Vorschriften sowie der enthaltenen Anforderungen zu Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch dar. Ihr Rechtskataster muss dabei regelmäßig geprüft und ggf. aktualisiert werden und zudem um individuelle Verpflichtungen ergänzt werden. Unter diese Verpflichtungen fallen beispielsweise Vorgaben aus dem Mutterkonzern, aus Abkommen, aus Verträgen oder aus Selbstverpflichtung, die Ihr Unternehmen im Rahmen kommunaler/lokaler oder branchenbezogener Energieeffizienzinitiativen oder Klimaschutzprogramme unterschrieben hat. Im Falle, dass es solche „anderen Anforderungen“ auch in Ihrem Unternehmen gibt, sollten Sie deren Umsetzung in Ihrer Prozessbeschreibung konkretisieren.