Wie können Sie Ihre Prozesslandkarte gem. ISO 50001 erstellen?

In der Prozesslandkarte werden alle für Ihr Unternehmen relevanten Managementprozesse, operativen und unterstützenden Prozesse in Bezug auf Ihr Managementsystem abgebildet. Der Abschnitt 4.1 der ISO 9001 fordert die Festlegung erforderlicher Prozesse für das Qualitätsmanagementsystem – also müssen Sie eine Prozesslandkarte erstellen. Auch wenn diese Forderung explizit der ISO 9001 zugeordnet werden kann, ist die Prozesslandschaft / Prozesslandkarte auch in Bezug auf Ihr Energiemanagementsystem ISO 50001 anzupassen. Diese helfen, Ihre unternehmerischen Strukturen transparenter zu machen und vereinfachen daher die Durchführung notwendiger Schritte zur Einführung bzw. Aufrechterhaltung Ihres Energiemanagementsystems. Erstellen Sie Ihre Prozesslandkarte, indem Sie Ihre relevanten Prozesse zunächst erfassen, um danach eine Prozesslandkarte ISO 50001 zu generieren.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Prozesslandschaft bzw. Prozesslandkarte erstellen und wie Sie somit eine Prozessoptimierung erreichen! Die entscheidenden Punkte bei der Umsetzung und dem Aufbau Ihres Energiemanagementsystem nach ISO 50001 und die zukünftige ISO 50001 Zertifizierung sind:

1. Die Erfassung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation durch eine Prozesslandschaft bzw. Prozesslandkarte ISO 50001
2. Die Strukturierung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation durch eine Prozesslandschaft

Bitten denken Sie, wenn Sie die Prozesslandkarteerstellen auch daran, die Prozessverantwortlichen mit fest zu legen – das spart Ihnen später unnötiger Aufwand und Zeit. Ihre Prozesslandschaft können Sie grundsätzlich in 3 unterschiedliche Prozesskategorien einteilen, den Managementprozessen, den operativen Prozessen und den unterstützenden Prozessen. Bevor wir uns der Prozessoptimierung widmen, sollten Sie nun die Inhalte der Prozesslandkarte ISO 50001 kennenlernen, welche Sie beim „Prozesslandkarte erstellen„ benötigen.

Prozesslandkarte erstellen: Managementprozesse – Was wird hierunter verstanden?

Bei der ersten Prozesskategorie beschäftigen wir uns näher mit den Managementprozessen. Davon war sicher auch in Ihrem Unternehmen schon die Rede – nur unter anderem Namen! Managementprozesse werden auch als Führungsprozesse verstanden, da diese die Prozesse der obersten Leitung betreffen. In der ISO 50001 können unter die Managementprozesse folgende Teilprozesse fallen:

Unternehmensstrategie und Unternehmensplanung

Die DIN EN ISO 50001 fordert, dass das Top-Management seine Verpflichtung zur Unterstützung des Energiemanagementsystem durch folgende Punkte darlegt:

• die Festlegung einer Energiepolitik
• die Ernennung eines Managementbeauftragten und Zustimmung zur Bildung eines Energiemanagement-Teams
• die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (Mitarbeiter, Fachkompetenzen, technologische und finanzielle Ressourcen)
• die Festlegung des Anwendungsbereiches des Energiemanagementsystem und dessen Grenzen
• die Sicherstellung, dass Energieziele und angemessene Energieleistungskennzahlen festgelegt werden
• die Berücksichtigung der energiebezogenen Leistung in der Langfristplanung
• die Messung und der Bericht von Ergebnissen als auch die Durchführung von Management-Reviews &
• die Kommunikation der Bedeutung des Energiemanagementsystems innerhalb des Unternehmens.

UNSER TIPP:

Neben den Aufgaben, die ohnehin zu den Aufgaben der Leitung eines Unternehmen gehören, wie die Festlegung strategischer Vorgaben (Energiepolitik), die Verteilung von Verantwortlichkeiten (Benennung Energiemanagementbeauftragter) und die Bereitstellung erforderlicher Ressourcen (Zeit, Kapital, Know-how) ist die Kommunikation der Bedeutung des Energiemanagements im Unternehmen in der Praxis von besonderer Bedeutung: Mitarbeiter spüren in der Regel genau, wie wichtig ein Projekt der Unternehmensleitung wirklich ist und sind dementsprechend bereit, sich in diesem Projekt zu engagieren. Die Entscheidung für die Einführung eines Energiemanagementsystems sollte daher deutlich im Unternehmen kommuniziert werden. Eine fortlaufende sichtbare Unterstützung durch die Unternehmensleitung erleichtert die Arbeit eines Managementbeauftragten enorm und verbessert die Erfolgschancen des Projekts. Diese Unterstützung sollte daher auch sorgfältig gemeinsam geplant und festgelegt werden.

Unternehmenssteuerung

Die DIN EN ISO 50001 fordert im Zuge der Managementprozesse, dass die Hauptmerkmale der Tätigkeiten, die die energiebezogene Leistung bestimmen, in geplanten Zeitabständen überwacht, gemessen und analysiert werden. Erfordernisse bezüglich der Messungen müssen festgelegt und regelmäßig überprüft werden, für die Energiemessung muss ein Plan festgelegt werden. Die für Messungen und Überwachung verwendeten Einrichtungen müssen fehlerfreie und reproduzierbare Daten liefern. Kalibrierungen und andere Mittel, um dieses sicherzustellen, müssen ebenso wie die Ergebnisse von Messungen und Überwachungen aufgezeichnet sein.

Für die Überwachung und Messung der energetischen Leistung fordert DIN EN ISO 50001 die Ermittlung angemessener Energieleistungskennzahlen, die regelmäßig überprüft und mit der energetischen Ausgangsbasis verglichen werden. Energieleistungskennzahlen sind quantitative Werte oder Messgrößen für die energiebezogene Leistung. Diese Energieleistungskennzahlen können einfache Werte, Verhältniszahlen oder komplexe Modelle mit mehreren Variablen sein. Sie lassen sich aus den bei der energetischen Bewertung ermittelten Variablen ableiten, die den Energieverbrauch beeinflussen. Die ISO 50001 fordert die Bewertung der Einhaltung rechtlicher Vorschriften und anderer eingegangener Anforderungen in geplanten Zeitabständen und Aufzeichnungen über die Bewertung müssen vorgehalten werden.

Interne Audits

Außerdem müssen laut Abschnitt 4.6.3 in geplanten Zeitabständen interne Audits durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das Energiemanagementsystem:

• wie von der Organisation geplant und der Norm gefordert umgesetzt wird
• mit strategischen und operativen Energiezielen übereinstimmt
• wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird und die energetische Leistung verbessert.

Für das Audit muss ein Ablauf- und Zeitplan erstellt werden, der den Status und die Bedeutung der zu auditierenden Bereiche sowie die Ergebnisse früherer Audits berücksichtigt. Die Auditoren müssen so ausgewählt werden, dass sie objektiv und unparteilich auditieren können. Als weiteres fordert die DIN EN ISO 50001 im Abschnitt 4.6.4, dass tatsächlichen oder potenziellen Nichtkonformitäten („Nichterfüllung einer Anforderung“) mit Korrekturen („Maßnahme zur Beseitigung einer erkannten Nichtkonformität“) und mit Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen („Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache einer erkannten bzw. möglichen Nichtkonformität“) begegnet wird. Ergibt sich aus den Nichtkonformitäten oder den Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen Änderungsbedarf am Energiemanagementsystem, müssen notwendige Änderungen vorgenommen werden.

Die fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Energiemanagementsystems ist auch eines der Managementprozesse und muss in festgelegten Zeitabständen durch das Top-Management überprüft werden. Über das Management-Review sind Aufzeichnungen zu führen. Das Management-Review ist eine strategische Bewertung des Energiemanagementsystems und die zentrale Einrichtung für seine Weiterentwicklung. Hier werden in der Regel neue Ziele festgelegt, wenn die alten erreicht sind.

Unternehmensentwicklung / Prozesslandkarte erstellen

Innerhalb dieses Managementprozesses sind (ein oder mehrere) Beauftragte(r) des Managements benannt zu geben und mit ausreichenden Kompetenzen ausgestattet zu werden. Die DIN EN ISO 50001 sagt nichts zur hierarchischen Stellung des Beauftragten. Wie in anderen Managementsystemen wird oft aus den Aufgaben – etwa die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen – abgeleitet, dass dieser aus dem Top-Management selbst stammen muss. Dann braucht der Beauftragte des Managements aber in der Regel jemanden, der die operative Arbeit macht (und oft „Energiemanagementbeauftragter“ genannt wird).

Wie auch immer Sie diese Funktionen nennen: Klar ist, dass der operativ mit dem Aufbau betraute Mitarbeiter einen Ansprechpartner im Top-Management braucht, da er ja keine operative Weisungsbefugnis über Linienfunktionen hat. Auch die Festlegung von Verantwortlichkeiten ist üblicherweise beim Top-Management angesiedelt. Insofern bietet sich die Aufteilung in Beauftragter des Managements (für das für das Energiemanagementsystem „zuständige“ Mitglied des Top-Managements) und Energiemanagementbeauftragter (für den operativ mit dem Aufbau beauftragten Mitarbeiter) an. Beide zusammen bilden – ggf. mit weiteren Mitarbeitern – das Energiemanagement-Team („eine oder mehrere Personen, die für die wirksame Einführung des Energiemanagementsystems sowie für die Erzielung von Verbesserungen der energiebezogenen Leistung verantwortlich sind“). Um die Aufgaben der jeweiligen Funktionen klar zu definieren, empfiehlt sich eine schriftliche Bestellung.

Mitarbeiter

Die DIN EN ISO 50001 fordert außerdem im Abschnitt 4.5.2, dass Mitarbeiter und alle Personen, die im Namen der Organisation arbeiten (beispielsweise Dienstleister und Fremdfirmenmitarbeiter), mit Blick auf die wesentlichen Energieeinsatzbereiche hinreichend befähigt sind. Mit anderen Worten: die Kompetenz all derjenigen, die Verantwortung für energierelevante Tätigkeiten tragen, muss sichergestellt sein. Die hierfür und für das Energiemanagementsystem notwendigen Schulungen müssen festgelegt werden. Schulungen oder andere Maßnahmen zur Sicherstellung der Kompetenz müssen durchgeführt und entsprechende Aufzeichnungen aufbewahrt werden.

Praktisch bedeutet dies, dass alle Mitarbeiter über die Gründe für die Einführung des Energiemanagementsystems (Vorteile einer verbesserten energiebezogenen Leistung), ihre eigenen Aufgaben und den Einfluss ihrer Leistung sowie mögliche Folgen von Abweichungen informiert werden müssen. Für die allgemeine Information aller Mitarbeiter über das Energiemanagementsystem bietet sich je nach Betriebsgröße eine Betriebs- oder Abteilungsversammlung an, ergänzt durch spezifische Unterweisungen in den relevanten Bereichen, die gemeinsam mit den Linienverantwortlichen durchgeführt werden, und in denen die spezifischen Aufgaben vor Ort besprochen werden. Bei Mitarbeitern, die mit besonders energierelevanten Tätigkeiten betraut sind, müssen dann auch die notwendigen Fähigkeiten – sei es durch Ausbildung, Erfahrung oder Schulungen – für ihre Aufgaben vorhanden sein. Wo dies noch nicht der Fall ist, müssen entsprechende Schulungen durchgeführt oder andere Maßnahmen ergriffen werden.

Video: ISO 50001 – Abschnitt 4.1 Kontext der Organisation

 

Video: Überblick über die Energiemanagement Norm

 

Prozesslandkarte erstellen: Operative Geschäftsprozesse – Was wird hierunter verstanden?

Unter den operativen Geschäftsprozessen fallen alle Kernprozesse, also alle Prozesse mit wertschöpfendem Charakter. Die operativen Prozesse reichen vom Vertrieb, Entwicklung, Produktion / Herstellung, Verkauf bis hin zu Versand von Waren. Nachfolgend werden einzelne operative Geschäftsprozesse näher erläutert, damit Sie wissen, wie Sie Ihre Prozesslandkarte erstellen können.

Vertrieb

Die Lenkung der relevanten Abläufe, darunter der Geschäftsprozess „Vertrieb“, ist ein Kernelement eines jeden Managementsystems. DIN EN ISO 50001 fordert auch, dass alle Abläufe und Aktivitäten im Zusammenhang mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen sowie Energiezielen und Aktionsplänen geplant werden, indem:

• Kriterien für den wirksamen Ablauf festgelegt werden, wenn das Fehlen von Kriterien zu Verschlechterungen der energiebezogenen Leistung führen könnte
• Anlagen, Prozesse, Einrichtungen in Übereinstimmung mit den Kriterien betrieben und instand gehalten werden
• die Ablauflenkung angemessen kommuniziert wird.

Kernelement der Ablauflenkung sind in der DIN EN ISO 50001 die „Kriterien für den wirksamen Ablauf“ der Abläufe und Aktivitäten, die mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen in Zusammenhang stehen, also die Überlegung, welche Merkmale relevant sind. Dieses können beispielsweise physikalische Werte (Temperaturgrenzen), Bearbeitungs- und Laufzeiten, Wartungs- und Mess-/Überwachungs­fristen etc. sein. Die im Betrieb anzuwendenden Kriterien werden sich in der Regel aus den Variablen ableiten lassen, die bei der energetischen Bewertung ermittelt wurden.

Entwicklung

Die Lenkung der relevanten Abläufe, darunter der Geschäftsprozess „Entwicklung“, ist zum ein Kernstück eines jeden Managementsystems. Auch die Energiemanagementnorm ISO 50001 fordert, dass Abläufe und Aktivitäten im Zusammenhang mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen sowie Energiezielen und Aktionsplänen geplant werden, indem:

• Kriterien für den wirksamen Ablauf festgelegt werden, wenn das Fehlen von Kriterien zu Verschlechterungen der energiebezogenen Leistung führen könnte
• Anlagen, Prozesse, Einrichtungen in Übereinstimmung mit den Kriterien betrieben und instand gehalten werden sowie die Ablauflenkung angemessen kommuniziert wird.

Produktion / Herstellung

Die Lenkung der relevanten Abläufe, darunter der Geschäftsprozess „Produktion / Herstellung“, ist ein Kernelement eines jeden Managementsystems. DIN EN ISO 50001 fordert auch, dass alle Abläufe und Aktivitäten im Zusammenhang mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen sowie Energiezielen und Aktionsplänen geplant werden, indem:

• Kriterien für den wirksamen Ablauf festgelegt werden, wenn das Fehlen von Kriterien zu Verschlechterungen der energiebezogenen Leistung führen könnte
• Anlagen, Prozesse sowie Einrichtungen in Übereinstimmung mit den Kriterien betrieben und instand gehalten werden und die Ablauflenkung angemessen kommuniziert wird.

Ihr Einstieg ins Energiemanagement

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Prozesslandkarte erstellen: Und was sind Unterstützende Prozesse?

Unterstützende Prozesse bilden das letzte Glied in Ihrer Prozesslandschaft und sind durchaus nicht zu vernachlässigen, wenn Sie Ihre Prozesslandkarte erstellen. Die unterstützenden Prozesse stützen die operativen Geschäftsprozesse und tragen somit unmittelbar zur Wertschöpfung bei. In der ISO 50001 fallen die Regelwerkverfolgung, Beschaffung, Anlagenplanung, Wartung & Instandhaltung, Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation unter mögliche Teilprozesse.

Lesen Sie im Weiteren mehr zu den möglichen unterstützenden Geschäftsprozessen Ihres Energiemanagement Systems.

Regelwerkverfolgung

In der Energiepolitik hat das Unternehmen sich bereits zur Einhaltung geltender rechtlicher und anderer Anforderungen bezüglich Energieeinsatz, Energieverbrauch und Energieeffizienz verpflichtet. Rechtliche Vorschriften sind solche aus Gesetzen und Verordnungen, aber zum Beispiel auch aus europäischen Verordnungen (die in den Mitgliedsstaaten der EU unmittelbar rechtskräftig sind) oder etwa energierelevante Auflagen Nebenbestimmungen aus Genehmigungen nach Bau- oder Umweltrecht.  Andere Anforderungen sind all solche, zu denen das Unternehmen sich selbst verpflichtet hat, etwa freiwillige Selbstverpflichtungen aus Klimaschutzinitiativen, Anforderungen aus Verträgen oder auch Vorgaben des Mutterkonzerns, die dieser für alle Töchter für verbindlich erklärt hat.

Diese Anforderungen müssen ermittelt werden, zugänglich sein und umgesetzt werden. Dazu fordert die Norm, dass sie verstehen, worauf sich diese Anforderungen beziehen und wo sie dementsprechend anzuwenden sind. Ferner fordert die Norm, dass diese Informationen beim Aufbau des Energiemanagementsystems berücksichtigt werden und in festgelegten Zeitabständen überprüft werden – das Rechtskataster muss also regelmäßig auf neue und geänderte Vorschriften und Anforderungen geprüft werden. Der Zeitabstand hierfür muss vom Unternehmen selbst festgelegt werden – praktisch hat sich hierfür eine vierteljährliche Aktualisierung bewährt.

Beschaffung

Auch bei der Beschaffung von Energiedienstleistungen, Produkten und Einrichtungen mit Auswirkungen auf den wesentlichen Energieeinsatz fordert DIN EN ISO 50001, dass Kriterien für den Energieeinsatz, den Energieverbrauch und die Energieeffizienz über die geplante/erwartete Nutzungsdauer festgelegt werden. Die Lieferanten solcher Dienstleistungen oder Produkte müssen darüber informiert werden, dass die Bewertung der Angebote auch auf der energiebezogenen Leistung basiert. Es muss außerdem dokumentiert werden, wo dieses die Effizienz des Energieeinsatzes verbessert. Solche Kriterien könnten z.B. Energiequalität, Verfügbarkeit, Kosten, Umweltauswirkungen oder die Herkunft aus erneuerbaren Quellen sein.

Anlagenplanung

Die DIN EN ISO 50001 fordert, dass Möglichkeiten zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung bei der Auslegung neuer, veränderter oder renovierter Anlagen, Einrichtungen, Systeme und Prozesse in Betracht gezogen werden, wenn diese wesentlichen Einfluss auf die energiebezogene Leistung haben. Die Neuanschaffung oder Erneuerung bestehender Anlagen und Einrichtungen oder Verfahren ist oft eine der besten Gelegenheiten, die Energieeffizienz eines Betriebes zu verbessern. Die Potenziale sind hier oft höher als durch Verhaltensänderungen. Zur Nutzung des Potenzials ist es einerseits notwendig, die Frage nach Energieeinsatz, Energieverbrauch und Energieeffizienz rechtzeitig zu stellen. Andererseits aber auch, Alternativen richtig durchzurechnen. Nur wenn die Energiekosten über die gesamte Lebensdauer einer Anlage oder Einrichtung abgeschätzt werden, wird man den Kauf scheinbar billigerer Alternativen vermeiden, die hinterher hohe Folgekosten verursachen.

Wartung & Instandhaltung

Die Lenkung der relevanten Abläufe, darunter Wartung und Instandhaltung, ist ein Kernelement eines jeden Managementsystems. DIN EN ISO 50001, dass alle Abläufe und Aktivitäten im Zusammenhang mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen sowie Energiezielen und Aktionsplänen geplant werden, indem:

• Kriterien für den wirksamen Ablauf festgelegt werden, wenn das Fehlen von Kriterien zu Verschlechterungen der energiebezogenen Leistung führen könnte
• Anlagen, Prozesse, Einrichtungen in Übereinstimmung mit den Kriterien betrieben und instand gehalten werden
• die Ablauflenkung angemessen kommuniziert wird.

Öffentlichkeitsarbeit

Die Anforderungen der DIN EN ISO 50001 zur Kommunikation betreffen zum einen die Kommunikation innerhalb des Unternehmens (interne Kommunikation), zum anderen die Kommunikation mit externen interessierten Kreisen (externe Kommunikation). Beachten Sie dabei, ob die Organisation über ihr Energiemanagementsystem, ihre Energiepolitik und ihre energiebezogene Leistung extern kommunizieren will, ist ihr selbst überlassen. Sie muss ihre Entscheidung aber dokumentieren und falls diese zugunsten der externen Kommunikation ausfällt, hierfür über eine geeignete Methode verfügen. Solche Methoden der externen Kommunikation können beispielsweise sein:

• Pressemitteilungen oder Internetpräsensen
• Broschüren für Kunden und Lieferanten
• Tag der offenen Tür.

Dokumentation

DIN EN ISO 50001 fordert, dass die Kernelemente des Energiemanagementsystems und deren Zusammenspiel dokumentiert werden. Dies kann in Papier-, elektronischer oder sonstiger Form geschehen. Die Dokumentation muss aber zwingend enthalten:

• den Geltungsbereich und die Grenzen des Energiemanagementsystems
• die Energiepolitik
• strategische und operative Energieziele sowie die Aktionspläne
• von der Norm vorgeschriebene Dokumente und Aufzeichnungen
• Dokumente, die die Organisation selbst für notwendig hält.

Der Umfang der Dokumentation hängt von der Größe und Komplexität der Organisation sowie der Qualifikation der Mitarbeiter ab.

UNSER TIPP BEIM PROZESSLANDKARTE ERSTELLEN:

Denken Sie bei der Erstellung der Dokumentation daran, dass diese kein Selbstzweck ist, sondern Ihr Energiemanagementsystem unterstützen soll. Sie müssen sich daher immer die Frage stellen: Wofür brauchen wir dieses Dokument? In größeren Betrieben wird eine umfangreichere Dokumentation oftmals notwendig sein, damit alle Mitarbeiter die gleichen Informationen bekommen. Doch auch hier gilt: Es nutzen nur solche Dokumente etwas, die auch gelesen werden. Achten Sie daher bei der Erstellung auf eine zielgruppengerechte, verständliche Sprache. Am einfachsten gelingt dies, wenn die „Betroffenen“ das Dokument selbst erstellen und Sie dies lediglich auf Erfüllung der Anforderungen kontrollieren.